Aanpak voor een nieuw BI platform bij een groothandel

Adviserende rol bij het selecteren van nieuwe BI-platform

De groothandel benaderde Passionned Group voor een adviserende rol bij het selecteren van een nieuwe BI-oplossing. Een die snel, betrouwbaar en gemakkelijk informatie ontsluit en flexibel kan presenteren. De huidige oplossing, gebaseerd op Business Objects software, kent een aantal zwakheden:

• De responstijd van WebIntelligence duurt vaak (onacceptabel) lang en dit wekt irritatie bij gebruikers. Het gaat hier om het inzien van Business Objects documenten. Ook het ophalen en berekenen van gegevens in Business Objects gaat traag.
• De BI omgeving is niet eenvoudig aanpasbaar. Gebruikers kunnen niet zelfstandig dimensies of meetwaarden aanpassen. Denk dan aan het omrekenen van stuks naar valuta of van jaar naar maanden. Dit ondanks dat gebruik wordt gemaakt van een datavault die toch flexibiliteit zou moeten bieden.
• De rapporten zijn slecht onderhoudbaar. Dit komt vooral door de slechte data integratie mogelijkheden van het totale systeem.
• Het is lastig om integrale en/of rol gebonden rapportages te maken. De rapportage voor accountmanagers is hier een voorbeeld van.
• Er wordt relatief weinig onderhoud gepleegd op de omgeving. Denk hierbij aan database tuning en optimalisatie.
• Er is slecht inzicht in het gebruik van rapportages en informatie door de gebruikers.

Uit bovenstaande lijst blijkt dat het niet mogelijk is om snel en eenvoudig gegevens op te halen en te presenteren. De groothandel wil het voorbeeld volgen van een zorgverzekeraar, die datagedreven werken heeft omarmt en wil komen tot een slimmere organisatie.
De BI & Analytics Guide™ De BI & Analytics Guide™ geeft je ongelimiteerde toegang tot grote hoeveelheden onderzoeksmateriaal (leveranciers, nieuws, video's, termen, ratings en de markt) op het gebied van BI, AI en Analytics. Selecteer hiermee de meest geschikte BI-leverancier en til je BI- en AI-kennis naar een veel hoger niveau in enkele dagen.bekijk de BI & Analytics Guide™

Aanpak voor de groothandel

Passionned Group organiseerde eerst een meeting met de stuurgroep. Dit om te zorgen dat de juiste zaken worden onderzocht en de juiste mensen bij het project worden betrokken. Daarna stelde het team de nieuwe wensen en criteria voor BI vast. Het team ging verschillende gebruikersgroepen langs. Denk dan aan de directie, (senior) management, de key-users en ICT. Vragenlijsten, interviews en opleidingen en workshops met de diverse gebruikers(groepen) hebben goed zicht gegeven op de totale requirements.

Zo kon het team direct vaststellen welke leveranciers op basis van deze requirements bij voorbaat afvallen. Hierbij is gebruik gemaakt van het BI Tools lijst van Passionned Group. Daarnaast is aanvullende informatie van een aantal (nieuwe) leveranciers verkregen. Leveranciers die speciaal op Microsoft SQL Server afgestemde tooling bieden.

Vier leveranciers bleven over: Microsoft BI, Oracle BI, Tibco en SAS Data Management. De laatste twee scoorden op een aantal punten net even minder dan de eerste twee. Het team nodigde Microsoft en Oracle uit voor een live demonstratie van hun BI platform. De oplossing van Oracle werd na afloop unaniem gekozen als beste. Daarna voerde het team een proof-of-concept (PoC) uit met Oracle. Tijdens de PoC testte het team de kritische functionaliteit uitvoerig. Tot slot heeft er nog een referentiebezoek plaatsgevonden bij een organisatie die al met Oracle BI Server werkt.

Op het hoofdkantoor wordt het meest gewerkt met Cognos en Information Builders. In een aantal sessies heeft het team het selectieproces met het hoofdkantoor in Duitsland besproken.

Kritische functionaliteit van een nieuw BI platform

Hieronder beschrijven we de geïnventariseerde wensen en eisen.

1. Ketenintegratie

Informatie moet ook naar partners ontsloten kunnen worden. Denk dan aan klanten, leveranciers, zorgverzekeraars en andere partners. Deze partijen moet straks kunnen inloggen op een beveiligd deel van de website van de groothandel. Ze krijgen alleen toegang tot informatie waar zij recht op hebben. Het nieuwe BI-platform moet zowel voor intern als extern gebruik geschikt zijn. Dit houdt onder andere het volgende in:

• De tool kan een groot aantal gebruikers aan en grote hoeveelheden gegevens (Big Data).
• Bekijk de kosten van aanschaf en onderhoud van de tool in relatie tot het aantal gebruikers.
• Stabiliteit van de omgeving is een vereiste. Dat is van toenemend belang als het aantal gebruikers groeit.
• Het systeem dient schaalbaar te zijn. Wanneer het aantal (ingelogde) gebruikers en het aantal informatieaanvragen stijgt, mag het systeem niet omvallen. Het moet efficiënt omspringen met de beschikbare resources. Het systeem verdeelt automatisch de ‘workload’ over meerdere servers. Zo realiseer je een schaalbaar systeem en een snelle responstijd.
• Het systeem moet goed te beveiligen zijn omdat het bedrijf informatie via het internet deelt met externe partners.

2. Reponstijd

De responstijd van standaard rapporten moet sterk verbeteren. De verwachting is dat analytics oplossingen die rolgebaseerde rapportages en dashboards by design ondersteunen, goed kunnen bijdragen aan een betere performance. De gebruikers van het managementdashboard en de rapporten zien dan alleen die informatie die voor hem of haar belangrijk is. Daardoor worden de rapporten en dashboards veel kleiner en het systeem reageert veel sneller.

3. Ondersteuning door marktpartijen “om de hoek”

Het is altijd erg lastig om specialisten te vinden die kennis hebben van zowel BusinessObjects als Analysis Server. Vooral de interface tussen BusinessObjects en de OLAP kubussen was vaak een probleem. De nieuwe leverancier is dus een bekende speler in de Nederlandse markt. En er zijn voldoende (gecertificeerde) partners.

4. Inzichten éénmalig definiëren en hergebruiken

Inzichten moet je éénmalig willen definiëren en kunnen hergebruiken in de totale BI omgeving. Dit geldt zowel voor de definitie van KPI’s als bijbehorende opmaak. Veel KPI’s berekenen ze nu elke keer opnieuw in verschillende rapporten. Dat kan handiger. Je verkort de ontwikkeltijd van rapporten aanzienlijk wanneer je objecten kunt hergebruiken. Daarbij wil je dat de opmaak en lay-out van deze objecten beschikbaar blijft. Denk bijvoorbeeld aan een lijngrafiek met het marktaandeel in de extramurale markt van de afgelopen 13 maanden. Of een tabel met de top 10 geneesmiddelen in een bepaalde periode. Die inzichten gebruikt vrijwel iedereen in de organisatie. Maar elke gebruiker wil net weer een andere filter.

5. Alerting en notification

Bij de gebruikers is grote behoefte aan alerting en notification functionaliteit. Vooral voor management by exception doeleinden voegt deze functionaliteit veel waarde toe. Denk dan bijvoorbeeld aan klanten waar de substitutiegraad plotseling daalt. De verantwoordelijken hiervoor krijgen automatisch een berichtje toegestuurd. Ook informatie over concurrerende groothandels kan van groot belang zijn om direct naar gebruikers toe te sturen.

6. Aanpasbaarheid rapporten

De eindgebruiker moet zelf rapporten kunnen aanpassen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het selecteren van een andere periode, afnemer, product et cetera. Dit moet eenvoudig te doen zijn voor een eindgebruiker terwijl die niet alle details van de tool kent.

7. Microsoft compatibel

Aansluiten op SQL Server is vereist en aansluiten op de OLAP kubussen is gewenst. De kubussen bieden specifieke functionaliteit die de gebruikers niet graag willen missen.

8. Portal integratie

Integratie met Websphere is gewenst om aan te sluiten op de beschikbare informatie in het portal. Hier kunnen klanten nu al informatie inzien.

Analyse van kandidaten

Het team maakte een eerste selectie op basis van de wensen en eisen voor de nieuwe BI tool. Ze gebruikten de lijst met leveranciers die in het BI & Analytics Guide uit onze kennisbank aan bod komen. Het rapport geeft een uitgebreide analyse van de leveranciers. Voor deze opdracht is het aantal leveranciers uitgebreid met drie extra leveranciers. Zij die goed kunnen samenwerken met Analysis Services van Microsoft. Dit zijn: Outlooksoft, BizzScore en Panorama. Nu volgen de leveranciers die na deze analyse afvallen. Ze scoren onvoldoende op de vastgestelde criteria.

• Qlik biedt geen goede mogelijkheden voor rolgebaseerde rapportage. Daarnaast kun je rapportages lastig aanpassen. Rapporten en dashboards verversen niet automatisch en de distributie ervan moet handmatig.
• Actuate biedt meer (gewenste) functionaliteit dan Qlik maar schiet te kort op het vlak van autorisatie. Rolgebaseerde rapportages en dashboards zijn niet mogelijk. Verder is de ondersteuning in Nederland minimaal met slechts één partner. Daarnaast is de prijs van deze tool te hoog voor wat er geboden wordt, zeker in vergelijking met concurrenten.
• Hyperion heeft in vergelijking met andere BI-oplossingen weinig mogelijkheden voor het automatisch verversen en distribueren van rapporten. Daarnaast is de prijs erg hoog, ruim 1,5 miljoen euro voor tweeduizend gebruikers. Hyperion is onlangs overgenomen door Oracle. Daardoor is de continuïteit van de Hyperion productlijn ook onzeker geworden.
• Cognos biedt een volledig product maar scoort matig op het aanpassen van standaard rapporten door eindgebruikers. Tenzij je een professional licentie koopt. Verder werkt de gewenste autorisatie niet goed met kubussen van Microsoft. Daarnaast kun je inzichten slechts beperkt hergebruiken. En er is geen ondersteuning voor Aggregate navigation. Tot slot is de prijs bij veel gebruikers een ‘showstopper’.
• Voor Business Objects gelden in grote lijnen dezelfde zaken als voor Cognos. Dit BI platform lijkt verder nauwelijks de 5 kenmerken van intelligente organisaties te ondersteunen.
• SAP Business Warehouse is uitgesproken duur: 6 miljoen euro. Ze mist functionaliteit om standaard rapporten aan te passen.
• BizzScore mist zelf de mogelijkheid voor load balancing en clustering. Taken verdelen over verschillende (virtuele) servers is niet mogelijk. Daarnaast ondersteunt het geen enkele portal technologie.
• Voor Applix TM/1 en Executive Viewer gelden dezelfde dingen als voor BizzScore. Daarnaast mist het functionaliteit om voorgedefinieerde objecten te hergebruiken door de gehele BI omgeving.
• Ook bij MicroStrategy kunnen voorgedefinieerde objecten moeilijk worden hergebruikt. Daarnaast is de prijs aanzienlijk hoger dan bij de concurrentie: 2,5 miljoen euro.
• Panorama heeft geen partners (resellers) in Nederland en valt dus daarom af.
• Outlooksoft biedt geen mogelijkheden om objecten voor te definiëren en te hergebruiken. En daarnaast is dit softwarehuis vooral gericht op financiële consolidatie, budgetting en planning.

5. Advies shortlist BI tools

Door de afvallers blijven er nog vier leveranciers over. Ze sluiten goed aan op de wensen en eisen die de groothandel stelt aan de nieuwe BI tool. Ze missen op het eerste gezicht geen noodzakelijke functionaliteit. En ze hebben bij grotere aantallen gebruikers een interessante prijsstelling. Het gaat om:

1. Microsoft BI
2. Oracle BI
3. Information Builders
4. SAS software

SAS en Information Builders leveren vrijwel uitsluitend ETL en Business Intelligence toepassingen. Dit is anders dan bij Oracle en Microsoft die ook heel veel andere software aanbieden. Omdat het datawarehouse in SQL Server van Microsoft is gebouwd, zou de voorkeur kunnen uitgaan naar Microsoft.

Figuur 1: Vergelijking van de 4 BI software leveranciers – Microsoft, Oracle, SAS en Information Builders. Bron: De BI & Analytics Guide™

De volgende kanttekeningen kun je daarbij maken:

• Microsoft baseert zijn BI oplossing op meerdere bouwstenen zoals Analysis Services (SSAS), Reporting Services (SSRS), SQL Server, Azure en Power BI. Dit maakt het meer complex en minder goed onderhoudbaar dan andere producten.
• Microsoft biedt geen goede ondersteuning voor Websphere. Je kunt het wel programmeren maar dat geeft onvoldoende garanties. Vooral om de kwaliteit van de informatie te testen en te toetsen.
• Sommige onderdelen van de BI-oplossing zijn gloednieuw en bevatten misschien bugs. Hierdoor kan veel tijd gaan zitten in het oplossen ervan.

Bij SAS zijn de volgende kanttekeningen te maken:

• SAS ontsluit data van MS Analysis Service alleen bij het analyseren en niet bij het maken van rapporten en dashboards
• er zijn in Nederland relatief weinig partners voor ondersteuning

Bij Information Builders zijn de volgende kanttekeningen te maken:

• er zijn in Nederland relatief weinig partners voor ondersteuning
• het biedt de gewenste functionaliteit, maar de vraag is of het gebruiksvriendelijk genoeg is
• scoort op gebruiksvriendelijkheid neutraal

Bij Oracle zijn de volgende opmerkingen te maken: scoort op gebruiksvriendelijkheid bijna maximaal.

6. Advies Proof-of-concept

Het team nodigde de eerste twee partijen uit de tabel uit voor een presentatie en live demonstratie. Ze kregen anderhalf uur de tijd en beschikten over de gegevens van de groothandel. De presentaties zijn bijgewoond door enkele key-users, ICT (management), de projectmanager Business Analytics en de consultant van de Passionned Group. De aanwezigen vulden na afloop een evaluatieformulier in. De scores laten een zeer duidelijke voorkeur zien voor de Oracle oplossing:

• Op het gebied van gebruiksvriendelijkheid behaalt Oracle meer punten. De schermen ogen eenvoudiger en het geheel lijkt directer te werken. Bij Microsoft moet men meerdere modules gebruiken om tot hetzelfde resultaat te komen.
• Bij Oracle kwam heel duidelijk het rolgebaseerd rapporteren naar voren. De inhoud van de rapporten is afhankelijk van de rol van de gebruiker.
• Oracle biedt alles in één omgeving aan. Door deze eenvoud lijkt Oracle beter te beheren dan Microsoft.
• Het fundament van Oracle is Siebel Business Analytics. Dit is bewezen technologie die al meer dan 10 jaar staat als een huis.
• Oracle biedt zeer goede drill-down mogelijkheden in rapporten.
• Het lijkt dat de Oracle Enterprise BI Server goed aansluit op Microsoft SQL Server en Analysis Services. Dit ondanks het feit dat Oracle ook eigen database producten levert. We adviseren om tijdens de PoC nog meer testen uit te voeren om de connectie met SQL Server te beproeven.
• Oracle kent goede integratie met het portal voor klanten dat is gebaseerd op technologie van IBM Websphere.
• De algemene indruk is dat OBIEE (veel) sneller de gegevens ophaalt uit de database.
• Elke gewenste bron/database is te gebruiken in combinatie met de Oracle Enterprise BI Server.

De groothandel nodigt Oracle uit voor een volgende stap: de PoC. Daarbij moet zij in elk geval één business case realiseren, denk bijvoorbeeld aan de overheidsrapportage. Met de PoC kijken we of Oracle aan de verwachtingen voldoet. Wanneer de resultaten van de PoC niet goed zijn, dan nodigen we de ‘second-best’ uit voor een PoC.

7. Resultaten Proof-of-concept

Nu volgt een overzicht van de resultaten van de PoC. De meest kritische functionaliteit is getest. Uit de opsomming blijkt dat het implementeren van Oracle succesvol zou moeten kunnen verlopen.

• Inzichten eenmalig definiëren en hergebruiken. Dit is ruim voldoende aangetoond. Zogenoemde onderdelen van een dashboard schrijft het systeem weg in een bibliotheek. Deze kan je hergebruiken in andere rapporten en dashboards. Deze functionaliteit biedt grote voordelen bij het migreren naar de nieuwe omgeving. Het kost aanzienlijk minder tijd om de rapporten over te zetten. En dat brengt een kortere doorlooptijd en lagere kosten met zich mee.
• Aanpasbaarheid rapportages door eindgebruiker. Dit is aangetoond. Dit is wel afhankelijk van de rechten en de toegekende mogelijkheden van/aan de eindgebruiker.
• Direct toegang tot gegevens op de iSeries. Dit is aangetoond. Het systeem maakte eenvoudig verbinding met de iSeries, haalde de gegevens op en presenteerde die.
• Toegang tot Microsoft 2005 kubussen. Dit is uiteindelijk gelukt. Oracle BI Server maakt gebruik van Internet Information Services (IIS) bij het ophalen van gegevens uit de kubussen. Het kostte enige moeite om de juiste instellingen van IIS te vinden.
• Geen verschil voor eindgebruikers en key-users tussen kubussen, Excel bronnen, tekstbestanden en andere gegevensbronnen. Dit is aangetoond. Binnen Oracle BI Server is er geen visueel verschil tussen bronnen van welke aard dan ook. Het is natuurlijk van belang om de verschillende bronnen op een juiste manier met elkaar te koppelen.
• Functionaliteit aanspreken in Microsoft 2005. Het is slechts gedeeltelijk gelukt om gebruik te maken van de functionaliteit die in de kubussen aanwezig is. De aangemaakte hiërarchieën zijn zichtbaar, maar je moet de hiërarchie wel opnieuw opbouwen. Jammer dat Oracle BI Server de Named Sets in de kubussen niet toont. Je moet ze opnieuw aanmaken binnen Oracle BI Server.
• Ondersteuning door marktpartijen “om de hoek”. Oracle is een gevestigde naam, ook in Nederland. OBIEE is echter een vrij nieuw product in Nederland. Er zijn minder specialisten beschikbaar dan van de andere server producten van Oracle.
• Dagomzetrapportage en Excel-integratie. Het koppelen van de budgetten uit Excel met de dagomzet gegevens uit het datawarehouse is gelukt. Je moet deze data wel in Oracle BI Server opnemen. Het koppelen gaat niet meer op rapportniveau zoals bij Business Objects het geval was. De groothandel verliest flexibiliteit maar de informatievoorziening wordt hierdoor wel eenduidiger en meer betrouwbaar.
• Het nabouwen van het integrale rapport voor de accountmanagers is voor een groot deel gelukt. Een accountmanager kan binnen Oracle een rapport opvragen met alle kengetallen per klant. Ook is het mogelijk om verschillende klanten op te vragen en de resultaten in een briefing book te plaatsen. Een briefing book maak je eenmalig aan en daarna kun je het automatisch laten verversen.
• Verzamelregels rapport + drilldown. De drilldown functionaliteit van Oracle is duidelijk aangetoond met behulp van de grote locatie dimensie. Een groot voordeel is dat OBIEE alleen die gegevens ophaalt uit de database die je nodig hebt. Dit biedt duidelijk veel tijdswinst ten opzichte van Business Objects.
• Rolgebaseerde rapportages en dashboards. Deze functionaliteit is aangetoond door verschillende personen verschillende groepen klanten toe te wijzen. Afhankelijk van wie er inlogt, ziet de gebruiker uitsluitend de (geconsolideerde) informatie van die groep klanten.
• Distribueren van rapporten en alerting/notification. Er is een alerter gemaakt die een e-mail stuurt als de omzet van een klant onder een bepaald niveau raakt. Deze mooie functionaliteit vereist een goede afstemming met betrokkenen en heldere definities van de benodigde signalen.
• Datamarts onderbrengen in Oracle BI Server inclusief Aggregate Navigation. Deze functionaliteit is goed naar voren gekomen tijdens de PoC. Oracle kiest zelf het juiste pad om de gewenste data het snelst mogelijk op te halen.
• Responstijden en ketenintegratie. Er is een uitgebreide test uitgevoerd om de verschillen in responstijden tussen kubussen en datamarts in kaart te kunnen brengen. Hieruit blijkt heel duidelijk dat kubussen bijna altijd sneller zijn. Alleen als je het laagste niveau van de data in één keer opvraagt dan zijn ze trager.
• Portal integratie met Websphere. Dit is niet tijdens de PoC beoordeeld.

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat Oracle BI Server (OBIEE) ruimschoots voldoet aan de belangrijkste eisen van de groothandel. Het is daarom niet zinvol om ook nog een PoC met Microsoft uit te voeren.