Bouw een beeldschone beslisdoos en geen kortzichtige kijkdoos

Goed navigeren op de stroom van veranderingen

Om succes te bereiken met datagedreven werken moet je weten hoe je een beeldschone beslisdoos bouwt. Alleen zo krijg je echt goed zicht op de kolkende rivier die de operaties van je organisatie weerspiegelen. Met een beslisdoos aan boord kun je met je kano goed navigeren en anticiperen op de stroom van veranderingen. Dat is een kunst en het vereist moed van het management en leiderschap. In dit artikel verkennen we het proces om van kortzichtige kijkdoos naar een beeldschone beslisdoos te komen en geven we 7 waardevolle tips uit de praktijk.

De kortzichtige kijkdoos, verantwoorden en KPI’s

Kijkdozen kennen geen relatie met de besturing van de organisatie en hoe je (met elkaar) een betere performance kan realiseren. Wat is een kijkdoos?

Een kijkdoos is een dashboard of een rapport (of verzameling van) dat fungeert als een achteruitkijkspiegel waarmee je vooral verantwoording aflegt.

Achteruitkijken kan leuk zijn maar is ook verschrikkelijk saai en kortzichtig. Het is als stilstaand water. Het levert naast informatie voor verantwoording vrijwel niks op. Verantwoording is in veel sectoren helaas de teneur (of terreur), mede aangewakkerd door allerlei wet- en regelgeving. Als je te veel of alleen maar in de achteruitkijkspiegel kijkt, zie je niet wat er nu allemaal gebeurt en wat er op je af komt. Gevaarlijk rijgedrag zullen we maar zeggen. Dus we koekeloeren in de kijkdoos maar we kunnen verder weinig met wat we daarin zien. We staren ons blind.

Weg met de versleten KPI’s

Een kijkdoos zou nog geen heel groot probleem geweest zijn waneer die onvervalste KPI’s zou bevatten. En niet de versleten KPI’s waar iedereen het over heeft zoals klanttevredenheid, productie, omzet, ziekteverzuim et cetera. Maar vaak zie je kijkdozen tot de nok toe gevuld met nietszeggende, veel te algemene informatie. Een peperdure rapportenfabriek. Vooral de output wordt gemonitord maar wat er voor gebeurt is niet gemodelleerd en blijft daardoor onzichtbaar. En juist wat er voor zit is cruciaal. Een kijkdoos met als focus de onvervalste KPI’s zou nog dienst kunnen doen als een soort alarmcentrale. Je wordt gealarmeerd bij slechte prestaties en de scores op die KPI’s zetten aan tot actie. Onvervalste KPI’s zitten in het hart van je primaire proces en zijn per definitie niet financieel. Lees hier meer over alle kenmerken van onvervalste KPI’s of open onze SMART KPI Gids 2024.

Vier volwassenheidsniveaus voor verliezers en winnaars

Datagedreven werken, Data Science en Business Intelligence zien wij bij Passionned Group overigens als begrippen die je door elkaar heen kunt gebruiken. In essentie betekenen ze hetzelfde. Maar als je verwarring wil zaaien in je organisatie maak hier dan compleet verschillende werelden van. De oogst wordt in elk geval niet al te best. In elk geval, kijkdozen worden vooral gemaakt op volwassenheidsniveau 1: begrip krijgen van de organisatie. In de afbeelding hieronder vind je alle volwassenheidsniveau van Business Intelligence.

Afbeelding 1: De volwassenheidsniveaus van Business Intelligence & datagedreven werken weergegeven als pyramide. Hoe hoger je klimt op de pyramide hoe groter de kans dat je succes met BI bereikt en dat je ROI kunt verwachten.

Onder in de pyramide is het ontzettend druk. Er is absoluut geen tekort aan kijkdozen met dashboards, datawarehouses en rapportenfabrieken. Een niveau hoger ga je BI doelbewust inzetten om beslissingen beter op elkaar af te stemmen. Met name over teams, afdelingen en domeinen heen. Bijvoorbeeld de marketingmanager start en nieuwe campagne en verdubbelt het advertentiebudget van een specifiek artikel. De productieafdeling verhoogt bij de start van de campagne de productiecapaciteit en zorgt dat ze de vraag ‘aankunnen’. Beslissingen met elkaar in lijn brengen noemen we coördineren. Op het niveau ‘verbeteren’ zetten organisaties data doelbewust in om betere beslissingen te nemen en op dagelijkse basis processen te optimaliseren. Met name hier geef je de beslisdoos handen en voeten. Op het hoogste niveau is het opmerkelijk stil. Zo werkt dat met een pyramide. Slechts een handjevol organisaties weet de top te bereiken door te innoveren met data. Denk dan bijvoorbeeld aan Netflix of Pon, een van de winnaars van de Dutch BI & Data Science Award.

Eigenlijk zie je dat niveau 1 vooral gebruikt wordt voor strategische doeleinden en het (maandelijks) sturen op hoofdlijnen. Op niveau 2 ga je Business Intelligence gebruiken voor de tactische beslissingen (wekelijks) en niveau 3 voor het continu verbeteren van de operaties (dagelijks). Dat lijkt raar want het laagste niveau van de pyramide en de primaire processen liggen het dichtst bij elkaar. Het is één van de oorzaken waarom veel organisaties daar blijven steken. Op dat niveau lijkt het of je heel goed bezig bent omdat je zaken inzichtelijk en begrijpelijk maakt, maar uiteindelijk kom je met een rapportenfabriek niet tot de essentie. Lees ook onze blog ‘Sterke correlatie BI-volwassenheid & betere prestaties’.

De hamvraag hier is vooral: ‘hoe ontsnap je nu aan het laagste niveau?’ Want als we dat weten dan kan BI echt gaan renderen. Daarvoor moeten we in de wereld stappen van tactische en operationele beslissingen. We maken de beslisdoos open.

Implementatie van de beslisdoos

De beslisdoos bouw je om dagelijks en wekelijks betere beslissingen te nemen. Zet daarom een concrete beslissing centraal. Start met beslissingen die genomen worden of genomen zouden moeten worden in het primaire proces. Benoem daarna de kennis, de benodigde databronnen en informatie. Met de informatie en inzichten bij de hand kunnen mensen betere beslissingen nemen. Uit een beslissing volgen de acties en na afloop meet je de prestatie van de beslissing.

Heb je in dit specifieke geval een goede beslissing genomen ja of nee? Dat moet je kunnen aflezen aan de onvervalste KPI’s die je toont bij het blokje ‘prestatie’. Je reflecteert en analyseert dagelijks, wekelijks en maandelijks net zolang tot je stuit op nieuwe kennis en inzichten. Dat levert een nieuwe ervaring op. Valideer die kennis door handmatige data-analyse of AI en wanneer deze lang genoeg stand houdt, neem je die op in het beslisschema en je maakt die kennis waar mogelijk meteen ook beschikbaar als data. Zodat je de volgende beslissing nog beter kan nemen en fijnmaziger kan sturen. Zo draai je met succes aan de PDCA-cirkel en draai je niet elke keer om de hete brei heen zoals bij een rapportenfabriek waar het rapport of dashboard centraal staat en niet de beslissing.

Wil je meer uitleg en voorbeelden over het beslisschema en beslisdozen? Raadpleeg dan het boek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ of download onze Bundel van Business Intelligence templates.

Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' In dit complete Business Intelligence-boek (10 hoofdstukken, 464 pagina's) komt het hele spectrum van het intelligenter en meer datagedreven maken van organisaties aan bod. Het geeft je een perfect kader om procesproblemen snel te detecteren en analyseren met KPI-dashboards, machine learning, generatieve AI & data-analyse en vervolgens procesverbeteringen duurzaam door te voeren. Neem voortaan datagedreven beslissingen, maar zet je intuïtie niet buiten bedrijf.bekijk het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Afwikkeling voor het BI team: van beslissing naar inzicht naar databronnen

De meeste BI teams van organisaties die op het laagste volwassenheidsniveau zitten, bestaan vrijwel alleen maar uit rapportenbouwers, data engineers en dashboard ontwikkelaars. Deze mensen hebben vaak ook nog eens een sterke ‘u vraagt, wij draaien’ mentaliteit. De techneuten zijn oververtegenwoordigd. Dat is helemaal niet erg, het geeft een verklaring waarom de data centraal staat, met de rapporten en dashboards als doel, en niet de beslissing. Als je geluk hebt dan wordt er wel eerst een (grondige) informatieanalyse uitgevoerd, ‘waar stuur je op?’ is dan een veelgestelde vraag. Maar veel zal dat niet helpen. Er is veel meer kennis nodig van de business, de processen en de buitenwereld, want daar draait het om bij Business Intelligence. Met behulp van de beslisschema’s zetten we de beslissingen centraal. Het invullen van die schema’s is een gezamenlijke inspanning van het BI-team en de beslissers. Samen zetten ze het beslisschema op. Voor het BI team is het dan relatief eenvoudig om te definiëren welke databronnen nodig zijn en hoe die data op te halen.

Op basis daarvan kan zij kijken welke informatie (lijsten, formules, definities, koppelingen, et cetera) gemaakt moet worden die fijnmazig inzicht verschaft in de situatie op dit moment of in de (nabije) toekomst, in relatie tot de beslissing. Met in gedachten dat het nemen van een beslissing een ‘fluitje van een cent’ moet gaan worden. Ook dienen de KPI’s voor het blokje ‘prestatie’ berekend te worden en moet het BI-team van tevoren ook nadenken over de gewenste analyses bij ‘reflectie & analyse’. Uiteindelijk giet het BI-team de informatie, de KPI’s en inzichten die nodig voor ‘beter leren beslissen’ in een zogenaamd informatieproduct. Dat bestaat vervolgens uit een verzameling rapporten, KPI-dashboards en voorgekookte data-analyses.

Afwikkeling voor de beslissers: de datagedreven PDCA

Net zoals de afwikkeling van het beslisschema voor het BI-team weerstand kan oproepen, zo kan de afwikkeling van het schema voor de beslissers ook behoorlijk wennen zijn. Zij moeten afleren om eens in de zoveel tijd alleen maar te kijken in de kijkdoos en voortaan de dagelijkse en wekelijkse beslissingen datagedreven gaan nemen. Afscheid nemen van de onderbuik. Dat houdt nogal wat in. In de afbeelding zijn de belangrijkste thema’s benoemd die de kern vormen van datagedreven werken.

Afbeelding 4: Uit onderzoek is gebleken dat het succes van Business Intelligence samenvalt met het inrichten van een datagedreven PDCA.

Een goede afwikkeling van het beslisschema voor de beslissers in de organisatie (teamleiders, managers, bestuurders) ziet er als volgt uit:

1. Evalueer normen en targets regelmatig en stel die bij. Dit zijn de zogenoemde streefwaarden op de KPI’s. Dit veronderstelt dat je normen en targets hebt opgesteld. Daarnaast: regelmatig is niet één keer per jaar maar veel regelmatiger. Denk dan aan wekelijks, maandelijks of per kwartaal. Bij het opstellen van de normen en targets baseer je je op (historische) data en ga je differentiëren. Dus niet één norm of target voor al je producten of klantsegmenten, maar je gaat ze specifiek maken. Zo maak je de P en de A uit PDCA datagedreven. De P en de A worden in het beslisschema vooral geraakt bij het blokje ‘kennis’ en ‘ervaring’.
2. Gebruik informatie consequent voor analyse en actie. Een open deur maar het gebeurt nog veel te weinig en nog vaak veel te ad-hoc. In de dagelijkse uitvoering ga je informatie (en data) consequent gebruiken voor monitoring, analyse en actie. Zo blijf je er bovenop zitten en worden je acties gestuurd door data. Bij overschrijdingen van de norm of target ga je op zoek naar de root cause. Bekijk ook onze blog ‘Zonder data-analyse is BI een zinloze zaak‘.
3. Bespreek met elkaar de prestaties op dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse basis. Zowel bij positieve als bij een negatieve prestaties ga je het goede gesprek aan: met elkaar, met je team of manager. Dagelijks doe je het min of meer informeel: door je oogharen kijk je hoe het vandaag of gisteren is gegaan. Maar wekelijks en maandelijks ga je de data grondiger analyseren en worden de gesprekken steviger.

Deze drie factoren zijn cruciaal om met Business Intelligence succes te bereiken. Natuurlijk is de beslisdoos in het begin nog niet perfect en is het af en toe met elkaar zoeken naar de juiste weg, toon en werkwijze. Wanneer beslissers databronnen of informatie missen om de PDCA nog meer datagedreven te doorlopen, dan helpt het BI-team om die toe te voegen. In onze SMART KPI Gids 2024 vind je overigens meer informatie over het identificeren en opstellen van KPI’s, normen en targets.

Samenvatting en conclusie

In dit artikel hebben we stilgestaan bij de transitie van kortzichtige kijkdoos naar een beeldschone beslisdoos. Opeens is kristalhelder geworden wat de oorzaak is dat veel organisaties blijven steken op het laagste volwassenheidsniveau: de kijkdoos is heilig geworden en men staart zich blind op rapporten en dashboards. Met het openen van de beslisdoos ontvouwt zich een hele nieuwe wereld waar concrete beslissingen de toon zetten. Met behulp van de beslisschema’s kun je de afwikkeling voor het BI-team en de afwikkeling voor beslissers goed vormgeven. Dat doe je niet zonder slag of stoot, maar dat maakt het ook veel spannender. Wil je ondersteuning bij het ontwerpen en bouwen van een beeldschone beslisdoos? Neem dan hier contact met ons op.