Datacratisch werken in perspectief

De Datacratie

Naast de democratie, de meritocratie, de technocratie, de adhocratie, de sociocratie, de holacratie telecratie, en, last but not least, de kakistocratie, hebben we nu dus ook een datacratie. Of beter gezegd: een datacratische beweging. Tegelijkertijd lezen we steeds vaker over datagedreven werken, datagedreven sturing en informatiegestuurd handelen. En wat te denken van databedreven medewerkers en een actueel thema als datageletterdheid? Een Babylonische spraakverwarring ligt al snel op de loer.

Gezamenlijke taal

Het is niet voor niets dat onderzoekers in opdracht van de Vereniging Nederlandse Gemeenten begin vorig jaar al pleitten voor een gezamenlijke taal. Zo gebruiken gemeenten bijvoorbeeld verschillende definities om (de omgang met) de beschikbaarheid en het gebruik van data te duiden. Achter die definities zitten vaak verschillende dominante perspectieven in het denken, zoals de “datapolis”, “de smart-city” en het perspectief van “stapsgewijs uitvinden”. Datagedreven sturing betekent in gemeentejargon: sturingshandelen gebaseerd op het systematisch verzamelen, beheren, analyseren en interpreteren van data. Een definitie die niet zomaar uit de lucht komt vallen.

Een ware evolutie

De manier waarop we ons werk organiseren en inrichten en hoe we omgaan met data hebben de afgelopen decennia namelijk een ware evolutie doorgemaakt. Of het nu gaat om gemeenten, ziekenhuizen, productiebedrijven of zakelijke dienstverleners. Het was Henry Mintzberg die vijf organisatievormen (basisconfiguraties) introduceerde. Via de onderschatte celfilosofie van Eckhart Wintzen belandden we in het tijdperk van het nog altijd populaire ‘nieuwe werken’. En dankzij de opkomst van de pc gingen we productiever en hopelijk ook intelligenter werken.

Ondertussen raakte agile werken steeds meer in zwang. Tegelijkertijd werd de wendbare organisatie hip. Agile leek in eerste instantie een voorlopig eindstation, maar nu is er dus datacratisch werken, een nieuwe verrassende ontwikkeling in de evolutie van managementfilosofieën. Sommigen spreken zelfs over het organisatorische equivalent van het boeddhistische nirwana, oftewel de hoogste staat die een organisatie kan bereiken. Dat gaat misschien wat ver, maar de potentie van datacratisch werken is zonder meer groot, zo bewijzen de eerste praktijkvoorbeelden bij met name enkele gemeenten.

In deze blog gaan we eerst kort in op de adhocratie en de holacratie, de twee managemenstromingen die enkele belangrijke elementen bevatten die we ook terug zullen zien bij het datacratisch werken. Weg met de hiërarchie en ruim baan voor de empowerment van de mensen op de werkvloer.

Adhocratie gooit hiërarchie overboord

De adhocratie is eigenlijk het tegenovergestelde van de bekende bureaucratie. In de adhocratie bestaan weinig formele regels. De hiërarchie is grotendeels overboord gegooid. Het is een losse structuur van (tijdelijk) samenwerkende professionals die werken aan meestal complexe problemen. Denk aan een taskforce, een denktank of een expeditie. Door onderlinge afstemming bereikt men het resultaat. Mintzberg ziet de adhocratie als een van de vijf basistypen voor organisaties. Volgens Gisela Redeker, hoogleraar Communicatiekunde aan de RUG, is de adhocratie echter alleen toepasbaar in kleinere organisaties of afdelingen, waarbij hoge eisen worden gesteld aan de communicatieve vaardigheden van de medewerkers. Deze organisatievorm past goed bij complexe en dynamische situaties, waarbij de problemen aangepakt worden door sterk gespecialiseerde medewerkers.

Maak organisatie wendbaarder en slagvaardiger

De adhocratie is een relatief oud concept. Ondernemer Brian Robertson ontwikkelde daarom een nieuwe methode die een organisatie vooral wendbaarder en slagvaardiger maakt: de holacratie. De holacracy legt de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid daar waar ze horen: op de werkvloer. Niet de hiërarchie, maar de rollen zijn leidend. De methode pretendeert de flow te verbeteren en geeft werknemers een gevoel van empowerment en betrokkenheid. Innovatieve ideeën of oplossingen verzanden, als het goed is, niet langer in kantoorpolitiek of bureaucratisch gesteggel. Robertson claimt dat zijn werkmethode inmiddels bij zo’n 1.000 organisaties wereldwijd wordt toegepast, onder meer bij Zappos, de online webwinkel voor schoenen en bij opleidingsportal Springest. Na deze korte aanloop zijn we beland bij de datacratie. Maar wat betekent dit begrip nu letterlijk?

Geleid door de data

De term datacratisch is een samenstelling van data (gegevens, feiten) met de uitgang -cratisch. Dat laatste woorddeel stamt van het Griekse kratos, wat kracht, beheersing of gezag betekent. Vergelijk het met termen als bureaucratisch of democratisch, die respectievelijk te vertalen zijn als “geleid door het bureau” of “geleid door het volk” (demos).

Datacratisch betekent dus letterlijk: “geleid door gegevens en feiten”, oftewel datagedreven.

Datacratisch werken houdt dan in dat je het, gebaseerd op feiten, beter doet dan gisteren en dat je het beter doet dan je directe concurrent of collega-instelling. Je bent in control, maar tegelijkertijd ruim je tijd in om steeds vaker te experimenteren met als doel om koploper te blijven.

De PDCA is springlevend

De ondertitel van het boek Datacratisch werken (‘Kom in de verbetermodus met een datagedreven PDCA’) geeft treffend weer uit welke hoek de wind waait. Het continu verbeteren aan de hand van het bekende mantra Plan-Do-Check-Act staat centraal. Auteur Daan van Beek steekt volgens eigen zeggen de beroemde PDCA-verbetercirkel van managementgoeroe William Edwards Deming in een nieuw jasje. Of zoals Leo Kerklaan, na enkele kritische kanttekeningen over de vermeende verstreken houdbaarheidsdatum van de PDCA, enkele jaren geleden al pareerde: ‘de PDCA is springlevend!’

Datacratisch werken is, net als de adhocratie en de holacratie, niet gebaseerd op een hiërarchie. Het werkt niet langs de machtslijnen of langs de “chain of command”. Het werkt via het inzichtelijk maken van relevante data en ter beschikking stellen aan de mensen die het werk uitvoeren. Binnen dit concept is geen plaats voor bestuurders die aan het pluche kleven, ego’s die ruimte moeten krijgen of carrières die zeker moeten worden gesteld.

Binnen datacratisch werken is geen plaats voor bestuurders die aan het pluche kleven, ego’s die ruimte opeisen of carrières die zeker moeten worden gesteld.

Datacratisch werken leidt volgens Van Beek tot een steeds beter geoptimaliseerd werkproces. Het maakt daarnaast inzichtelijk op welke plekken er niet (voldoende) geleerd of verbeterd wordt en waar je dus moet ingrijpen. Het laat, onderbouwd, zien wat de relevante knoppen zijn waar je als manager of team aan kunt draaien om integraal te kunnen sturen. Het werk dat je doet is geen opeenstapeling van losstaande taken. Het is een integraal proces waar je onderdeel van uitmaakt. In dat proces ontvang je input en lever je output aan anderen. Input en output zijn meetbaar, de gegevens erover leg je door de tijd heen vast.

Jongleren met data

Datacratisch werken helpt volgens de auteur om eenvoudig en continu aan data-analyse te doen. Bij datacratisch werken zie je dat mensen zelf als het ware gaan jongleren met data. Ze gaan zelf kijken hoe ze scoren ten opzichte van hun collega’s. Ze signaleren zelf welke cliëntgroepen met welke problemen achterblijven. Ze analyseren zelf welke klanten verantwoordelijk zijn voor de ondermaatse prestaties van een vestiging in vergelijking met de landelijke scores. Dit grasduinen door de data gaat razendsnel. Daar waar onderzoekers vroeger soms wel drie maanden zaken moesten doorrekenen, daar kunnen ze tegenwoordig binnen enkele seconden visualisaties genereren.

Figuur 1: Bron: naar drs. Rolf Bruins, De komst van de datacratie, Auditmagazine, 2016

Storytelling als verbindende factor

Door het datacratisch werken ben je volgens Van Beek vooral bezig met storytelling. Welk verhaal vertelt de data je? Welke werkelijkheid weerspiegelen al die getallen? Als je dat verhaal goed doorvertaalt en teruglegt in je organisatie, verdwijnt de kennisasymmetrie en bevindt iedereen zich “op dezelfde bladzijde” van het boek.

Benut de verbeterkracht

Datacratisch organiseren is volgens hem zeker niet het nieuwe speeltje van IT. Datacratisch werken sluit juist goed aan bij wat mensen op de werkvloer al lang proeven, voelen en weten. In de nieuwe constellatie voeren niet de managers met hun eigen agenda de boventoon. De data komt centraal te staan en deze wordt direct uit het werkproces getild. Daarmee is de data veelal herkenbaar voor de mensen die er dagelijks mee te maken hebben. De data maakt zichtbaar wat mensen in de praktijk al langere tijd voelen en merken in hun werk.

De data maakt zichtbaar wat mensen in de praktijk al langere tijd voelen en merken in hun werk.

Vanuit deze data komen ze tot waardevolle inzichten en nemen ze steeds betere beslissingen. Door de wereld van data en de wereld van continu verbeteren met elkaar te verbinden, kun je een enorme verbeterkracht mobiliseren. Idealiter sluit de persoonlijke passie aan op de missie van de organisatie. Prettige bijkomstigheid is dat mensen meer plezier in hun werk krijgen omdat ze zelf weer de regie voeren.

Democratischer dan democratisch

Datacratisch werken is daarbij democratischer dan democratisch. Want in een democratie is de invloed van de mens een afgeleide. Je hebt zelf geen directe invloed op beslissingen die “Den Haag” neemt. Maar door aan iedereen persoonlijke en gemeenschappelijke data terug te koppelen, krijg je een veel completer beeld van wat er werkelijk speelt. Je doet veel “rijkere,” diepgaandere kennis op over de gang van zaken. Je vergroot zelf je directe invloed op verbeteracties en je creëert de kans om realtime of in snelle iteraties aanpassingen te doen. Zo ben je in staat om continu leren en verbeteren te combineren met agility en innovatie.

Geen dwingend systeem

In zijn boek kiest Van Beek heel bewust voor de term “datacratisch” en niet voor datacratie. Dat laatstgenoemde begrip veronderstelt een systeem waar iedereen zich aan zou moeten houden. Datacratisch daarentegen ademt een veel actievere leerhouding. Het geeft een beweging aan en het gedachtegoed kan iedereen zich eigen maken. Het is veel meer een kansrijke aanpak dan een dwingend en voorschrijvend systeem, waar iedereen zich aan te houden heeft. De term datacratisch roept in BI-kringen misschien automatisch associaties op met datakritisch en datacrunching. Dat is niet vreemd.

Datakritisch geeft namelijk aan hoe kritisch data het komende decennium gaat worden bij de inrichting van bedrijfsprocessen. Data staat aan de basis van nieuwe vormen van feedback en zorgt zo in toenemende mate voor de kritische noot bij toekomstige sturings- en organisatievraagstukken. De associatie met datacrunching is ook logisch. Want de grote opgave is hoe we de veelheid van data steeds weer betekenisvol kunnen terugbrengen tot de essentie, die bovendien van waarde is voor mens en organisatie.

Wat hierbij opvalt is dat bedrijven die eenmaal de vruchten van datacratisch werken beginnen te plukken, dit ook systematisch willen doorzetten. Niet alleen in het gehele bedrijf, maar zelfs binnen de hele keten! De doorlopende casus van Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (een sterk verbeterde ambulancezorg) is daar een prima voorbeeld van. Maar ook de cases bij fietsenwinkel.nl (een innovatieve, datagedreven omnichannel onderneming) en Rabobank (hoe bouw je met predictive analytics volledig geautomatiseerde rendabele vastgoedportefeuilles?), illustreren het gedachtegoed van datacratisch werken in al zijn facetten. Als mensen eenmaal de zoete smaak van datacratisch werken hebben geproefd, dan zijn ze direct verslaafd.

Conclusie

Plaats je datacratisch werken in het juiste, allesoverstijgende perspectief, dan zorgt deze nieuwe filosofie voor de noodzakelijke overgang van managementgedreven “pappen en nathouden” naar daadwerkelijk datagedreven continu verbeteren. Datacratisch werken markeert tevens de overgang van “losgezongen communicatie” naar “connected werken”. De verbondenheid staat centraal en niet de onderlinge rivaliteit. Een Babylonische spraakverwarring lijkt daarmee bezworen.

‘Datacratisch werken, kom in de verbetermodus met een datagedreven PDCA’ wordt uitgegeven door Passionned Publishers en kost 27,25 euro (inclusief btw en verzendkosten). ISBN: 978-90-828091-9-0. Bestellen kan online.