De echte klap blijft uit
Veel organisaties en ondernemingen streven naar groei, uitbreiding en verbeteren. Ze gaan enthousiast aan de slag met goedbedoelde initiatieven zoals Lean, KPI’s, continu verbeteren, Business Intelligence, kwaliteitsmanagement, datagedreven werken, PDCA, strategievorming, SMART doelen, Artificial Intelligence, dashboards, klantreizen, et cetera. Maar de echte klap blijft uit. Er wordt vaak meer van deze initiatieven verwacht dan wat er in werkelijkheid verandert. Het talent, de wil en de verbeterinitiatieven zijn er allemaal, en toch blijft het knagen bij zowel bestuurders als medewerkers: er zit meer in. Je kan er alleen de vinger niet opleggen wat en of er dan nog iets ontbreekt.
Losse initiatieven, terugblikken, de ‘why’ en dark data
In onze 20 jaar ervaring zien we vaak dat alle losse verbeterinitiatieven binnen de organisatie zijn uitgegroeid tot een waar ‘verbeterapparaat’. Maar dat dit apparaat niet optimaal kan functioneren omdat de proporties uit balans zijn, de verkeerde kant op wordt gekeken of dat de samenhang ontbreekt. Typische kenmerken hiervan zijn:
- Er is even momentum voor een verbeterinitiatief. Mensen gaan enthousiast op een cursus Lean of agile werken, er wordt een werkgroep opgericht voor AI, de directie gaat na de strategiedag voor 2030 vol enthousiasme naar huis en er wordt een gelikt dashboard gemaakt. Maar binnen een aantal maanden zakt dit momentum weg en word men weer opgeslokt door de dagelijkse beslommeringen. De verschillende initiatieven hebben niet de kans gehad om zich door de hele organisatie te verspreiden of het is langzaam veranderd in een verplicht nummertje.
- Het handelingsperspectief ontbreekt. Je weet dat iets beter kan, wanneer targets bijvoorbeeld niet gehaald worden, en waar je heen wil. Maar wat je dan precies anders kan doen, dat blijft giswerk. Er wordt vooral teruggeblikt, druk met verantwoorden, maar niet actiegericht vooruitgekeken. En dat levert eerder spanningen op in plaats van samen energiek de schouders er onder zetten.
- De ‘why’ verdwijnt naar de achtergrond. De focus blijft hangen op de dag tot dag uit te voeren taken en productiviteit. KPI’s bijvoorbeeld worden door medewerkers niet meer als middel ervaren maar als een doel op zich. De betrokkenheid van medewerkers gaat daardoor achteruit in plaats van vooruit. De ‘why’ van de organisatie en medewerkers verdwijnt naar de achtergrond.
- Data wordt slechts zeer beperkt benut. Uit onderzoek blijkt dat slechts 1% van de data gebruikt wordt voor sturen en verbeteren, terwijl minimaal 25% benut zou kunnen worden. Deze onbenutte maar in potentie waardevolle gegevens noemen we dark data.
Dit zijn stevige blokkades voor groei. Toch vallen ze in de praktijk nauwelijks op omdat alles op papier lijkt te kloppen. Maar het kloppend hart ontbreekt en opgetuigde verbeterapparaten overschaduwen het uiteindelijke doel. Alles lijkt ingewikkelder in plaats van eenvoudiger te worden. Heel veel verbeterkansen blijven hierdoor onzichtbaar. En als ze al zichtbaar worden, dan worden ze vaak niet (goed) benut. En dat is onwijs zonde.
Eén methode die alles bij elkaar brengt en verbindt
Dat kan en moet anders, vinden wij. De blokkades voor groei nemen wij wél weg en we zorgen tegelijk voor actiegerichte verbetering. Organisaties hebben – zeker in deze tijd – sterke behoefte aan één integrale (verbonden) aanpak die alles bij elkaar brengt en verbindt. Onze integrale methode laat het werkgeluk, de margestructuur, de algehele prestaties, de kwaliteit van beslissingen, de kracht van het management, de kracht van data en de klanttevredenheid toenemen. In één moeite door.
Eén praktische methode die alles moeiteloos bij elkaar brengt, krachtig verbindt en laat groeien
Door te focussen op wat er echt toe doet: ons startpunt is jullie missie en visie, de fundering. De verbetermethodiek is daarbij het hulpmiddel, de zogenoemde navigatie die handelingsperspectief moet bieden aan alle medewerkers in lijn met de missie. Zodat je nu echt kan gaan sturen. Tot slot is data onze brandstof, die jou echt meters laat maken. Elke dag weer.
Figuur 1: één methode die alles bij elkaar brengt en verbindt.
Je zou je kunnen afvragen ‘maar kost dit dan geen extra tijd?’ Het paradoxale en tegelijkertijd fraaie is dat het in de praktijk juist minder tijd kost. Want door de verbondenheid en holistische kijk gaan we samen veel sneller groeien. We borduren daarbij voort op al het goede wat je al in huis hebt en we doen het samen.
Passionned Group heeft alle kennis en ervaring van de verschillende eilandjes gebundeld in een revolutionaire en praktijkgerichte methode: De Datagedreven Groeiversnellers. Als ware ‘dark data detectives’ speuren we naar alle verbetermogelijkheden in jouw organisatie. Doorgaans boeken we al in 3 tot 4 weken de eerste meetbare resultaten.
Krijg steeds een nieuwe impuls
Onze methode is geen eenmalige exercitie maar is een bewezen, praktijkgerichte aanpak waar je verslaafd aan raakt en die je niet meer loslaat. Je krijgt steeds weer een nieuwe impuls met energie omdat het snel zichtbare resultaten oplevert. Verder weten we uit meer dan 20 jaar onderzoek naar High Performance Organisaties (HPO) van dr. André de Waal dat uiteindelijk het verschil gemaakt wordt door mensen en hun houding ten opzichte van het werk, de mate van transparantie, de verantwoordelijkheden en de organisatie. Cruciaal is de betrokkenheid van de medewerkers bij het bedrijf en haar missie, strategie en doelen. En juist dat aspect loopt als een rode draad door onze aanpak.
SMART Funnels
Uitgangspunt zijn de belangrijkste organisatie-KPI’s en bijbehorende doelen maar de kern vormt het datagedreven optimaliseren van processen en funnels. Elk proces kun je zien als een funnel waar doorgaans meer in gaat dan er uit komt. Er dienen zich vrijwel altijd meer kandidaten aan voor een functie dan je er aanneemt. Je hebt altijd meer leads dan klanten en zo heb je ook meer grondstoffen nodig dan er in het eindproduct zitten. Enzovoorts. Dit noemen we funnelconversie. Wij verhogen deze op een zeer efficiënte en slimme, datagedreven manier.
Figuur 2: de SMART funnel en de context.
Dit leggen we alle betrokkenen haarfijn uit, want een gemeenschappelijk begrippenkader (en betrokkenheid) en de juiste context creëren is cruciaal bij de veranderingen die we gaan realiseren. We brengen daarnaast de beslissingen in kaart en maken die stap voor stap datagedreven waardoor de productiviteit en conversie van een funnel verbetert. We zijn verbinders die mens & techniek, management & werkvloer en beslissingen & data op natuurlijke wijze (weer) tot elkaar brengen. Op allerlei manieren stimuleren we het management om zich verder te ontwikkelen en zetten we ook medewerkers (terug) in hun kracht. De macht terug naar het ambacht.
Welke resultaten mag je verwachten?
Onze methodiek vormt het navigatieinstrument van de toekomst, het middel om blokkades weg te nemen en te komen tot verdere groei. De volgende resultaten (outcomes) mag je verwachten van onze methodiek:
- We versnellen je groei op allerlei vlakken en maken je organisatie gezonder dan ooit.
- Meer werkgeluk, energie, passie en zingeving voor medewerkers omdat ze (eindelijk) hun bijdrage begrijpen aan het grotere geheel en het hogere doel.
- Het werken met data gaat van verplicht nummertje naar een cruciale, dagelijkse tool om verbeteringen aan te brengen.
- Alle (grote) verspillingen en issues verdwijnen uit je processen, werk dat geen waarde toevoegt krijgt vanzelf minder prioriteit.
- Een intelligente, datagedreven organisatie waar medewerkers en managers consequent waarde uit data halen door te sturen op KPI’s en waardevolle inzichten verzilveren vanuit een Lean-perspectief.
- Business Intelligence en datagedreven werken waarvoor het eigenlijk bedoeld is: geen kijkdoos maar een beslisdoos.
- Inzicht in de datakwaliteit en -compleetheid en hoe die te verbeteren.
- Hogere klanttevredenheid, betere financiële resultaten en een lager ziekteverzuim en personeelsverloop.
- Alles wordt op elkaar uitgelijnd van strategie tot werkvloer maar ook de processen en silo’s onderling. Zodoende ontstaat er veel minder ruis en werken we de onzin de deur uit.
En het mooie is dat jijzelf er ook beter van gaat worden.
Welke stappen zetten we?
Waar het kan maken we gebruik van de interne expertise en capaciteit, want wij geloven dat de kracht van samenwerken meer energie geeft en betere resultaten oplevert. Met elkaar zetten we in korte iteraties de volgende stappen:
- Documentatie over de strategie, KPI’s, data, processen, organisatiestructuur en systemen zullen we uitgebreid analyseren, samenvatten en waar nodig challengen.
- We organiseren een kick-off en we stellen een effectief werkteam samen.
- Samen met het managementteam bespreken, beschrijven en definiëren we de organisatie-KPI’s in een workshop, inclusief de succesfactoren van het traject.
- We organiseren SMART funnel sessies met domeinexperts en de beslissers.
- We beschrijven de SMART funnels, de beslissingen en de touchpoints in de klantreis
- We onderzoeken de benodigde databronnen en zetten verbeteracties uit.
- We organiseren een inspiratiesessie ‘Datagedreven groeiversnellers’ voor de belangrijkste doelgroepen in de organisatie.
- We modelleren de KPI’s en SMART funnels en bouwen zo automatisch een cloud-datawarehouse op.
- We maken een ruwe projectplanning en een projectplan voor de implementatie. Een bij voorkeur interne projectleider gaat het project trekken.
- We bouwen een collectie op van dashboards, machine learning modellen en rapporten die het effectief sturen van funnels mogelijk maken.
- We organiseren opleidingen en cursussen om alle betrokkenen te leren om datagedreven werken tot de dagelijkse praktijk te maken.
- We helpen bij de inrichting van een gesprekkencyclus om periodiek de KPI’s in de funnel te bespreken met het team en leidinggevenden onderling.
- We faciliteren bij het vaststellen van de normen en targets op de KPI’s.
- We coachen leidinggevenden in het ontwikkelen van vaardigheden die benodigd zijn voor datagedreven werken en leiderschap.
Bij alle stappen speelt het management een belangrijke rol. Of het nu gaat om definiëren van en sturen op KPI’s, datatoegang of -kwaliteit, of het inrichten van een gesprekkencyclus. De doorlooptijd van de stappen is onder andere afhankelijk van de complexiteit en de scope. De eerste resultaten kunnen we al boeken in 3 tot 4 weken maar per funnel moet je rekening houden met een implementatietijd van ongeveer 3 maanden. Dan staat er een volledig verbetersysteem.
De deliverables: wat leveren we op?
Naast de resultaten (outcome) van het traject worden – onder andere afhankelijk van wat er al goed staat – de volgende producten opgeleverd:
- Een verfijning en aanscherping van de strategie in de vorm van een KPI-boom.
- Een KPI-definitiehandboek inclusief KPI-eigenaren en gesprekkencyclus.
- Een datagedreven PDCA-cyclus waar KPI’s worden genormeerd en op periodieke basis geanalyseerd en besproken worden.
- Een levend procesmodel (met mogelijkheden voor simulatie) en een beschrijving van de stappen en de touchpoints.
- Interactieve KPI dashboards, data analyses en waar nodig AI met machine learning modellen.
- Een toekomstbestendig cloud-datawarehouse gebaseerd op state-of-the-art standaarden.
- Waar nodig leggen we ook een data lake aan voor de opslag en analyse van ongestructureerde data.
- Opleidingen en trainingen op het vlak van datagedreven werken en sturen.
Welke instapvoorwaarden zijn van kracht?
Wij stellen geen voorwaarden om in te stappen maar het is een groot voordeel wanneer er al verlangen is om jouw organisatie te verbeteren en een gouden randje te bezorgen. Elke organisatie kan meteen met onze methodiek aan de slag. Afhankelijk van de beschikbaarheid van onze consultants kunnen we snel een afspraak inplannen om de specifieke behoeften en uitdagingen te bespreken.
Wil je ook datagedreven groei realiseren?
Wil je ook je groeiambities versterken door (dark) data en je mensen weer of nog meer in hun kracht zetten? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of plan meteen een afspraak in.
Over Passionned Group
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken, AI en procesoptimalisaties. Onze bevlogen en ervaren hands-on consultants en adviseurs helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de Dutch BI & Data Science Award™.
Veelgestelde vragen
Maakt deze methode andere methoden volledig overbodig?Nee, de andere verbetermethoden worden nog steeds toegepast maar wel binnen een nieuw raamwerk. Op termijn kan er één team komen waar alle expertises samenkomen. We doen het met elkaar.
Hoe overtuig ik anderen van de meerwaarde van de methodiek?
Binnen 3 tot 4 weken laten we al de eerste resultaten zien. Binnen enkele maanden staat er al een compleet verbetersysteem. De gevraagde investering is dus relatief laag. De methode is goed doordacht en heeft zich al bewezen bij tal van organisaties zoals een veiligheidsregio, een supermarktketen, een fietsenwinkels en een e-commercebedrijf.
Is mijn organisatie wél klaar voor deze methodiek?
In principe is elke organisatie klaar om met deze methodiek aan de slag te gaan, maar de urgentie en de noodzaak moet wel helder gemaakt kunnen worden. En er moet een verlangen zijn om te verbeteren en groeien.
Gooien jullie niet de hele organisatie overhoop?
In eerste instantie niet. We beperken ons bij de start tot één cruciale funnel, waarna de methodiek zich als een olievlek verspreidt over de organisatie en een totale transformatie op gang komt.
