Eén versie van de waarheid
Dankzij één versie van de waarheid kan de bedrijfsvoering transparanter worden en gaat er minder tijd verloren aan discussies over definities van de indicatoren waarop je een bedrijf moet sturen. Ook wordt daarmee duidelijk wat de herkomst en betrouwbaarheid van gegevensverzamelingen is. Vooral in de boardroom van veel organisaties verspillen bestuurders nog vaak veel tijd omdat er meningsverschillen bestaan over de betekenis en definitie van informatie. Dat komt dan doordat iedere manager zijn eigen informatiesysteem heeft, of een geheel eigen interpretatie van de informatie hanteert. En je raadt het al: iedereen denkt dat zijn cijfers natuurlijk de juiste zijn.
Totaal verkeerde beslissingen
Soms heeft het management zelfs niet in de gaten dat er met verschillende definities wordt gewerkt. In organisaties komen vaak meerdere ‘informatiesystemen’ voor op basis waarvan managers en kenniswerkers beslissingen nemen. Wanneer deze ‘informatiesystemen’ niet putten uit één gemeenschappelijke bron of niet dezelfde definities hanteren, leidt dat in veel gevallen tot inefficiënte communicatie over de werkelijkheid. Het kan zelfs leiden tot totaal verkeerde beslissingen.
Resultaten Nationaal BI Survey
Hoe belangrijk is één versie van de waarheid nu voor het succes van business intelligence? Het werken met eenduidige definities zou in principe veel moeten bijdragen om succesvoller te zijn met Business Intelligence. Het wordt toch min of meer gezien als de ‘heilige graal’ van BI. Echter, het verschil tussen organisaties die met Business Intelligence goede resultaten bereiken en de organisaties die dat niet deden, is niet heel groot, zo blijkt uit de Nationaal BI Survey en het onderzoeksrapport ‘De 7 grootste valkuilen in Business Intelligence’.
Realiseer met BI één versie van de waarheid
Met Analytics & BI kunnen definities op elkaar aansluiten, ook over afdelingen, businessunits en hiërarchische niveaus heen: enterprise Business Analytics. De servicegraad voor de afdeling voorraadbeheer kent dezelfde berekeningsmethodiek als de servicegraad die de accountmanager hanteert. Maar de informatie zal ook consistent moeten zijn als onderliggende gegevens in verschillende informatiesystemen zijn opgeslagen.
Tijdens het implementeren van een BI-systeem komen we er vaak achter dat gegevens niet consistent zijn. Klantnummers in het ordersysteem komen bijvoorbeeld niet overeen met de klantnummers in de financiële administratie. Met Business Intelligence zorgen we daarom voor opgeschoonde gegevens en weten die toch met elkaar te combineren en te integreren. Hierdoor wordt de daaruit af te leiden informatie consistent. Over de verschillende systemen en Big Data-stromen heen kan dan toch een betrouwbaar en integraal beeld ontstaan van de bedrijfsprocessen en de klanten.
Besluitvormingsproces kent twee fasen
Het besluitvormingsproces kunnen we opdelen in twee fasen: het verzamelen van data en informatie en vervolgens het analyseren van data en het nemen van de beslissing op basis van die verzamelde informatie. Vaak denken managers dat zij bezig zijn om een beslissing te nemen terwijl ze feitelijk bezig zijn om gegevens en informatie te (laten) verzamelen. De eerste fase kan wel tachtig procent van de tijd in beslag nemen. De resterende tijd blijft over voor het analyseren en daadwerkelijk afwegen van de voor- en nadelen. Het spreekt voor zich dat deze werkwijze de vaak onder tijdsdruk genomen beslissingen niet ten goede komt.
De opleiding Business Intelligence
Hoe kun je de juiste KPI's identificeren, definiëren, normeren en visualiseren? Hoe dwing je één versie van de waarheid af? Hoe bouw je aan een solide data-infrastructuur voor BI? Op welke manier loods jij je team naar BI-succes en wat zijn de succesfactoren? Al deze vragen komen aan bod in onze populaire 3-daagse BI training met Daan van Beek. Onder zijn leiding word je klaargestoomd voor een leidende en adviserende positie in Business Intelligence & Analytics.
De duisternis van de intuïtie
Uit ander onderzoek blijkt weer dat het analyseren en diagnosticeren van gegevens – een doorslaggevende fase in het besluitvormingsproces – vaak onbenoemd blijft. Hopelijk vindt het plaats “in de duisternis van oordeelsvorming en intuïtie” (Mintzberg, 2004). Met BI en een gemeenschappelijke, eenduidige bron met bedrijfsdata kunnen de verhoudingen compleet anders komen te liggen. 20% van de tijd hoeft de manager slechts te besteden aan het vergaren van informatie. 50% kan hij dan besteden aan het analyseren en het nemen van de beslissing. Feiten combineren zich dan makkelijker met intuïtie. Het is zeer goed voorstelbaar dat managers dan 30% van de tijd aan andere zaken kunnen besteden zoals het innoveren met big data. In een tijd waarin een manager steeds vaker en sneller moet beslissen over uiteenlopende, complexe en minder complexe zaken, is dat geen overbodige luxe.
Dick Pouw MBA is implementatie-specialist en heeft ruim 30 jaar ervaring als veranderaar en consultant. Zijn expertises liggen op het terrein van datagedreven werken, BI, Data Science en CRM. Zo stond hij ooit aan het roer bij de introductie van CRM binnen de Telegraaf Mediagroep.
