Waarom is feedback geven belangrijk: voordelen, valkuilen en vaardigheden

Uitdagingen bij feedback voor teams & organisatie

Feedback is een integrale methode die veel domeinen van je organisatie, de teams en de mens raakt. Je ziet dit op verschillende manieren terugkomen:

• Hoe kan je met feedback betere resultaten bereiken in jouw organisatie?
• Hoe laat je jouw mensen groeien door feedback en feedforward zodat teams floreren?
• Hoe leer je ze zorgvuldig feedback te geven en ook te verwelkomen?
• Op welke manier ga je het combineren met KPI’s, continu verbeteren en data science?
• Hoe koppel je het aan grotere begrippen als wendbare teams en organisaties?
• Hoe implementeer je feedback & bijbehorende systemen met succes in jouw bedrijf?

Spelen een of meer van deze concrete vragen ook in jouw organisatie of team? Onze feedback-specialisten en -coaches helpen je graag verder.

Waarom is feedback voor jouw organisatie van groot belang?

Wil je betere financiële resultaten behalen? Maak dan feedback een vast onderdeel van je organisatiecultuur. Deze stevige correlatie komt naar voren in ons onderzoek ‘De kracht van continu verbeteren’. Ook voor het goed samenwerken is feedback geven en ontvangen cruciaal. Het is de #1 succesfactor van intelligente, wendbare organisaties.

Eendimensionale versus integrale feedback

Feedback en een aanspreekcultuur benaderen organisaties helaas vaak eendimensionaal. Ze gebruiken het slechts in verbetercycli of procesmodellen. Of alleen om input van de klant over hun product of dienst te verkrijgen. Maar ook als competentie of een systeem voor persoonlijke performance verbeteringen of functioneringsgesprekken.

Je ziet maar sporadisch dat organisaties feedback inbedden in hun cultuur. Denk bijvoorbeeld aan een cultuur waarin je elkaar aanspreekt op zowel positieve als negatieve resultaten. Zo ga je een echte dialoog met elkaar aan en kom je verder. Kansen voor betere financiële resultaten en innovatie ga je beter benutten. En je komt als mens beter uit de verf. Maar dan moet je wel tegen kritiek kunnen.

De 6 voordelen van feedback & feedforward

Structureel betere financiële resultaten ga je pas zien wanneer je feedback en bijbehorende cultuur op haar echte waarde schat. En je het breed toepast, dus niet alleen voor het functioneren van je teams. De impact van feedback en een gezonde aanspreekcultuur zijn groot, want:

1. Het laat verbetercycli zoals PDCA echt draaien en procesverbeteringen renderen.
2. Het laat je medewerkers zonder extra investeringen groeien en ontwikkelen.
3. Het laat je teams hechter samenwerken en geeft vorm aan zelfsturing.
4. Het verrijkt je data science resultaten en bevordert de datadialoog.
5. Het vergroot en versnelt beslis- en stuurmogelijkheden van jouw teams.
6. Het vergroot je agility en de wendbaarheid van jouw teams en organisatie.

Om de voordelen van feedback en feedforward optimaal te kunnen benutten, zul je nog wat dieper in de materie moeten duiken. Hieronder geven wij een eerste aanzet hiertoe.

1. Feedback is cruciaal voor continu verbeteren

Feedback en feedforward heb je als mens nodig om vooruit te komen. En ze vormen de brandstof om je processen te verbeteren en verbetercycli te laten draaien. Denk dan aan:

• PDCA-cycli
• Lean-methoden
• de 15 stappen van de BI-cyclus
• (data)kwaliteitsprocessen
• klantprocessen
• performance management processen
• besluitvormingsprocessen
• innovatieprocessen

Zonder systematische feedback en een aanspreekcultuur stranden veel van je verbeterinitiatieven vroegtijdig. Laat staan dat er continu genoeg aandacht en focus hierop is.

2. Feedforward laat medewerkers groeien en ontwikkelen

Werk gaan we steeds meer automatiseren en hierdoor blijken veel competenties overbodig. Alleen de sociale competenties blijven over. Die maken het verschil tussen organisaties waarin teams goed kunnen presteren en waarin verbeterprocessen succesvol zijn. Zodat de motivatie daarvoor kan groeien en teams zich kunnen ontwikkelen. Dit zijn cruciale bouwstenen voor toekomstgerichte, intelligente organisaties. Groeien is een cruciale mindset.

Je hebt data en een ander nodig om je blind spots te ontdekken en bij de les te blijven. Dit zal je aanmoedigen om oud gedrag af te leren en nieuw gedrag te vertonen. Vaardigheden zoals feedforward vallen onder de gebieden:

• sociaal bewustzijn
• zelfbewustzijn
• relatiemanagement
• zelfmanagement

Deze leveren een grote bijdrage aan vernieuwing van businessmodellen, verbeteringen en innovatie. Een belangrijke stuwende kracht achter talentontwikkeling.

Download gratis 'Het goud dat continu verbetert' In een intelligente, datagedreven organisatie zijn continue feedback en bijbehorende verbetercirkels cruciaal om fundamenteel beter te gaan presteren. Dit artikel gaat in op het belang van feedback. En je maakt kennis met de 4 grootste succesfactoren voor een aanspreekcultuur. Leer hoe je feedback kunt geven en verwelkomen.bekijk het artikel 'Feedback: Het goud dat continu verbetert'

3. Feedback laat teams veel hechter samenwerken

Belangrijk voor high performance teams en de kwaliteit van hun performance zijn verschillende meningen en de dialoog daarover. Productieve teams zijn het 75% vaker met elkaar oneens dan niet-productieve teams. Dit komt alleen tot stand indien er ruimte, kennis en veiligheid is om feedback te geven en te ontvangen. Het gaat hier dan vooral om feedback over:

• de inhoud van het werk
• over de processen rondom het werk bijvoorbeeld de samenwerking
• gezamenlijke reflectie op persoonlijke, team- en organisatiedoelen

Kunnen zeggen wat je op je hart hebt levert een belangrijke bouwsteen voor samenwerken.

4. Feedback verrijkt je data science resultaten

Het communiceren over data met gevoel voor organisatiebrede processen is tegenwoordig cruciaal voor BI-consultants en Data Scientists. In het proces van ontwikkelen en experimenteren ontstaan steeds vaker door middel van dialoog nieuwe inzichten, ideeën en verbeteringen. De data komt pas echt tot leven wanneer je het gesprek hierover aangaat. Data voorzien van feedback en dialoog met ruimte voor verschillen zet aan tot werkelijke verandering en verbetering. Het laden van de data met een open en actiegerichte dialoog maakt het verschil: de datadialoog.

5. Feedback vergroot beslis- en stuurmogelijkheden

Continue feedback van de markt, klanten, elkaar, data en KPI’s stelt managers en teams in staat de strategie, doelen en middelen te evalueren en tijdig aan te passen. Hierbij is het verzamelen en registreren van deze gegevens vaak niet het grootste probleem. Juist het tijdig nemen van besluiten of het uitzetten van een nieuwe koers vormt een grote uitdaging. Zeker nu deze verantwoordelijkheid steeds vaker bij teams op de werkvloer komt te liggen.

6. Feedback & feedforward vergroot je agility

De omgeving van organisaties verandert snel. Deze wordt complexer en nieuwe business modellen veranderen bestaande markten in hoog tempo. Dit noemen we disruptie. Anticiperen is een kerncompetentie van intelligente organisaties, moderne managers en wendbare teams. Je gaat dat alleen ontwikkelen op de werkvloer met hoge datakwaliteit, onvervalste KPI’s en kortcyclische feedback.

Hierbij is een vertaalslag nodig van feedback als competentie of systeem naar een klimaat en een wijze van samenwerken en experimenteren. Over de toegenomen snelheid waarmee technologie ons gisteren, vandaag en morgen voorziet van kennis en informatie zijn we allemaal wel overtuigd. Dat betekent dat je sneller moet kunnen leren. Directere dialogen en snellere besluitvormingsprocessen maken dat mogelijk.

Feedback is meer dan dat…

Gezien de impact die feedback heeft op organisaties hanteren wij een brede definitie. Het gaat hierbij om feedback als Haarlemmerolie waarin:

• persoonlijke en interpersoonlijke vaardigheden
• cultuur en ondersteunende systemen

de processen, resultaten, vaardigheden van en tussen medewerkers verbeteren.

De brede definitie luidt: het geheel van communicatieprocessen, vaardigheden, gedragingen, systemen en gewoonten die informatiedeling en betekenisvorming over resultaten, samenwerking en gedrag bevorderen. Met als doel om die in de toekomst te verbeteren.

De verbindende factor van feedback

Wij geloven dat feedback het meest effectief werkt wanneer je gezamenlijk gebruik kan maken van harde feiten, de data. Niet om elkaar mee om de oren te slaan, maar juist om het gesprek en de dialoog aan te gaan. Zo voorkom je niet alleen ruis maar ga je ook veel doeltreffender op weg naar een intelligente, datagedreven organisatie. Die data science, feedback en continu verbeteren combineert tot krachtige prestaties.

We geloven niet in eenmalige successen. En we geloven ook niet in het invoeren van losse oplossingen of competenties. Onze integrale, praktijkgerichte aanpak geeft succes op de korte en lange termijn. We verbinden in elke organisatie de zintuigen, het brein en de ledematen met elkaar:

1. Allround vision en een haarscherpe strategie: de zintuigen van de organisatie
2. Analytics & Business Intelligence: het brein van de organisatie
3. Continu verbeteren: doen met data, PDCA & procesoptimalisatie

Alleen zo ontstaat een evenwichtig samenspel van de juiste ingrediënten voor het elkaar kunnen en willen aanspreken en opbouwende kritiek.

365 graden feedback heeft de toekomst

360 graden feedback is een uiterst nuttig instrument om inzicht te krijgen in iemands sterke, maar ook minder sterke kanten. Teamleden, collega’s buiten het team, medewerkers, het management, jezelf en tot slot interne en externe klanten geven je terugkoppeling op iemands functioneren. Regelmatig pas ik dit zelf toe in coachtrajecten waarin ik cliënten vraag om feedback te verzamelen over hun kwaliteiten, talenten en hun valkuilen. En ook als het gaat om input voor mijn eigen handelen en groei.

De snelle binnenbocht

Het wordt vaak spannend in organisaties wanneer dit in een systeem of tool moet gebeuren. Vaak met achterliggende redenen zoals gebrek aan functioneringsinformatie, weinig tijd en middelen. Organisaties kiezen dan voor een snelle binnenbocht om enkele formulieren ter beschikking te stellen. Of er is een gelikte tool of app beschikbaar waarin je al je informatie kwijt kunt. En na een vaardigheidstraining en toolcursus kun je dan fijn aan de slag. Veel succes? Nee dus!

Haaks op de praktijk

In een organisatielandschap waarin er steeds meer aandacht bestaat voor coachend leiderschap, zelforganisatie, holocratie, agility, de SEMCO-stijl, deep democracy, lijkt deze praktijk rondom 360 graden feedback hierop haaks te staan. Veel implementaties mislukken of worden gestaakt. Of er ontstaat onvrede over de wijze waarop feedback moet worden vastgelegd.

Valkuilen bij de invoering

Ik zie vaak dat bij het invoeren van 360 graden feedback organisaties in dezelfde valkuilen stappen. De meest voorkomende zijn:

• Te veel tegelijk: doordat er zoveel veranderingen en initiatieven tegelijk lopen, verliezen medewerkers en managers het zicht op de werkelijke waarde van 360 graden feedback. En ze verliezen het zicht op de samenhang met andere veranderingen. In plaats van het daadwerkelijk toe te passen blijven alleen nog de formulieren en systemen over.
• Nog meer managementtermen: door te weinig aandacht voor het werkelijk vertalen van feedback naar de alledaagse activiteiten of veelzeggende KPI’s blijft het vaak de zoveelste managementterm of speeltje van HRM. Iets wat thuishoort in het rijtje zelforganisatie, aanspreekcultuur, lerende organisatie, continu verbeteren, holocratisch organiseren …
• Geen draagvlak: door een ouderwetse wijze van implementeren is er geen sprake van draagvlak. Veelal instrumentgeorganiseerd zoeken organisaties naar snelle successen en bruikbare functioneringsinformatie. Een lineaire invoering met kans op weinig ondersteuning op de werkvloer.
• Destructief gedrag wordt beloond: door de snelle en vluchtige wijze van verzamelen ontstaat met name de nadruk op allereerst het terugkijken en ten tweede op datgene wat er niet is. Onderzoek toont juist aan dat beiden funest zijn voor werkmotivatie en vruchtbare relaties die de performance stimuleren.

365 graden feedback?

360 graden feedback heeft zijn langste tijd gehad als de primaire verbetertool. Ten minste op de wijze waarop dit vaak is ingezet. Hierbij ontbreken vaak de volgende twee cruciale bouwstenen:

1. Data als input: feedback (’terugkoppeling’) of feed forward (‘vooruitkoppeling’) wordt effectiever als het gepaard gaat met harde feiten. Niet om elkaars standpunten te bevestigen, maar juist een extra invalshoek te bieden voor de dialoog. Zo voorkom je ruis en het biedt je extra hulpmiddelen die ook voor de groei gebruikt kunnen worden door de persoon zelf voor zelfreflectie. Andersom geldt ook dat daar waar data niet wordt verbonden met persoonlijke feedback de context en zeggingskracht kan ontbreken. Veel data stroomt verticaal door de organisatie en haar onderdelen heen en weer; de verticale feedback loops. Maar daar waar deze data door medewerkers geladen wordt met feedback en feed forward, de horizontale feedback loops, ontstaat een extra momentum om te veranderen of actie te ondernemen.
2. Elke dag een beetje beter: echte feedback is pas waardevol als deze 365 dagen gegeven kan worden dichtbij het moment waarop dit van belang is. Door een medestander te creëren rondom eigen doelen, neemt de zelfreflectie toe en de gedeelde verantwoordelijkheid voor elkaars groei. Tot slot hoort hierbij ook feedback over de feedback wat vaak nog in de kinderschoenen staat. Groeien en continu verbeteren is een gedeeld proces wat ook zeker van toepassing is op zowel de feedback zelf als op het geven en ontvangen van feedback als proces.

365 graden feedback is anders: voorkom fouten

Als je als organisatie (verder) aan de slag wilt met 365 graden feedback dan bied ik je hieronder een greep uit een aantal van onze ervaringen. Acht overwegingen om fouten te voorkomen die ik al in verschillende organisaties ben tegengekomen.

1. Maak duidelijke keuzes waar je 360 graden feedback voor wilt inzetten in samenhang met bestaande initiatieven en veranderingen. En zet de keuzes om in doelen die je met feedback wilt bereiken. Gaat het alleen om het ondersteunen van functioneringsgesprekken waar ieder bewijs van de effectiviteit voor ontbreekt? Of heb je meer op het oog?
2. Maak een vertaalslag niet voor de werkvloer, maar samen met de werkvloer. Geen managementtermen en organisatiewaarden, maar een praktijk van doen en laten. Waarom is feedback voor hen belangrijk? Wat levert dit morgen op? En laat hen experimenteren met manieren en werkwijzen die bij hen passen.
3. Gebruik data als extra inputfactor om de dialoog te verrijken. De andere inputfactoren zijn te lezen in het artikel 360 graden feedback.
4. Maak een slag naar 365 dagen feedback (zie hierboven) waarbij zowel data als continue feedback centraal staat.
5. Focus op gedeeld eigenaarschap rondom groeidoelen en feedback geven. De wijze waarop teams als centrale wendbare units hiermee omgaan, zijn daarbij cruciaal.
6. Voorkom dat feedback alleen terugkijken en afbranden wordt. Zorg juist voor toekomst- en kwaliteitsgerichtheid met oog voor waarderen en inspireren.
7. Neem leiderschap waarbij je laat zien dat je vanuit kwetsbaarheid en vertrouwen zelf feedback vraagt en ontvangt. En daarnaast dit ook zelf wilt geven, omdat je je hier verantwoordelijk voor voelt. Stel jezelf als leider beschikbaar in plaats van alleen een systeem en tool beschikbaar te stellen.
8. Schep tijd en ruimte om te experimenteren en te ontwikkelen door enkele teams als voorbeeld te nemen en om ervaringsdeskundigen te creëren voor anderen.

Voor jou?

Wil je eens kritisch met elkaar kijken hoe het met feedback of 365 graden feedback staat in jouw organisatie? Of wil je meer handvatten voor het invoeren van 365 graden feedback? Neem gerust contact met ons op voor een gesprek met één van onze specialisten. Wij delen graag onze ervaringen.

Welke opbrengsten kun je verwachten?

• Betere financiële resultaten en beter gewaardeerde producten en diensten
• Meer effectieve en efficiënte vergaderingen en bijeenkomsten
• De samenwerking en motivatie van je medewerkers gaat er op vooruit
• Verbeterinitiatieven ga je beter (en sneller) evalueren en waarderen
• Je haalt meer uit jezelf, je team en je collega’s

Ontwikkel je feedbackvaardigheden

Wil je ook de juiste vervolgstappen zetten? Dan is het van belang om je vaardigheden op dit vlak, het doel voor jouw organisatie, de cultuur en het bijpassend leiderschap eens onder de loep te nemen. Hierbij is de insteek pragmatisch: vooral doen en experimenteren. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze feedbackcoaches.

Over Passionned Group

Passionned Group is dé specialist in continu verbeteren en feedback. Onze ervaren en bevlogen adviseurs en coaches helpen bedrijven en instellingen met de kanteling naar een intelligente organisatie. Om het jaar organiseren we de verkiezing van de 'Slimste organisatie van Nederland'.

neeem contact met ons op