Gemeente Den Haag en Passionned werken samen aan BI

Een eenduidige visie

Shih kende het boek “De intelligente, datagedreven organisatie” en vond het opvallend dat auteur Daan van Beek vooral inging op de gebruikersorganisatie – in plaats van de techniek. “Het boek gaat erover, hoe je slim kunt omgaan met informatie. Dat sprak mij en ook de andere leden van de werkgroep aan. Het resultaat: we nodigden Daan van Beek uit een mini-masterclass te geven aan de leden van de werkgroep, zodat iedereen een eenduidige visie had op wat BI is en wat je er mee kunt. Zo is het balletje gaan rollen.”

De masterclass BI was een groot succes

De BI-masterclass, die uit 3 dagdelen bestaat, was een groot succes. Al snel meldden zich ook spontaan mensen van buiten de werkgroep aan, zoals directeuren en afdelingshoofden, voor een of meer dagdelen. Meerdere malen werd het beoogde maximum van 16 deelnemers ver overschreden.

Er wordt zelfs al gevraagd om een herhaling van de masterclass. Over belangstelling hebben we niet te klagen.

Bijna vergelijkbaar met sparren

Namens Passionned Group was Wouter Huisman een van de interviewers en voerde gesprekken met een aantal diensten. “Echt kwalitatieve gesprekken, bijna vergelijkbaar met sparren. Dat leverde uiteindelijk een soort mini-businesscases op. Aan de hand daarvan kunnen we gaan vaststellen waar de toegevoegde waarde van BI ligt per dienst, en vervolgens prioriteiten stellen. In veel gevallen kan de informatievoorziening ten behoeve van besluitvorming geoptimaliseerd worden. Bij andere onderdelen gaat het om de nieuwe inzichten die je met behulp van BI kunt krijgen.”

Primaire processen

Business intelligence is binnen de gemeente Den Haag een hot topic aan het worden. Naarmate er meer voorbeelden gegeven worden wat BI in de praktijk is en doet, groeit het begrip en de interesse. “Dat helpt bij het schrijven van de roadmap,” zegt Ling-Po Shih. “We hebben inmiddels een eerste tussenversie opgeleverd, die goed ontvangen is door de werkgroep en de CIO. Ook in de verdere organisatie groeit het begrip over de definities en doelen.” In de roadmap zijn drie domeinen gedefinieerd: het sociale, het publieke, en het fysieke domein. We zijn bezig om per dienst of nog beter per domein een aparte roadmap te maken, zoals Shih zegt “om dichter bij de primaire processen van de diensten te komen.” In een later stadium wordt alles bijeen gebracht, zodat gewerkt kan gaan worden aan integratie van data over de verschillende primaire processen en domeinen heen. Daarvoor moet de basis op orde zijn. “Maar zover zijn we nog niet.”

Kunnen laten zien wat BI kan betekenen

De volgende stap is het werken aan sprekende voorbeelden, zoals fraudebestrijding, feitelijk de gehele monitoring van het sociale domein. Dat kan niet zonder BI. Dat geldt feitelijk ook voor het fysieke domein. “Die kent diverse handhavingsorganisaties, die informatiegestuurd hun werk moeten gaan doen. We zijn nu bezig ze daar kennis mee te laten maken,” vertelt Ling-Po Shih. “We starten daar diverse projecten voor op waarmee we ook aan directeuren – en collega’s die nog niet helemaal overtuigd zijn – kunnen laten zien wat BI kan betekenen.”

het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' Ook gemeenten kunnen intelligent en datagedreven werken. In dit complete Business Intelligence-boek (al meer dan 25.000 exemplaren verkocht) komt het totale spectrum van Business Intelligence & Analytics langs. In 10 stappen leidt de auteur je door het gedachtegoed en neemt je bij de hand om intelligentie (BI, AI) steeds steviger (en praktischer) neer te zetten. Het geeft (programma)managers, projectleiders en consultants een perfect kader om organisatieverbetering structureel met data aan te pakken en te implementeren.bekijk het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Ook Big Data passeren de revue

Ook Big Data passeren in het fysieke domein de revue, bijvoorbeeld in de vorm van meldingen openbare ruimten. “Mensen kunnen opmerkingen twitteren of via Facebook en andere sociale media melden. Nu houdt iemand in het contactcenter dat in de gaten. Maar dat kan heel goed geautomatiseerd worden met een social media koppeling die de informatie direct doorgeeft aan andere systemen die daar direct op kunnen reageren. Allemaal voorbeelden die binnen de gemeente erg aanspreken.”

En dat is ongelooflijk veel

“Het is een ontzettend leuke klus,” zegt Wouter Huisman. “Ik ben er in november 2013 bij betrokken geraakt en je krijgt in korte tijd een heel goed beeld waar zo’n grote gemeente allemaal mee bezig is. En dat is ongelooflijk veel. Je ogen gaan wel open; zo breed en divers, en dus uiterst complex. Je krijgt heel veel waardering voor wat ze doen.”

Ook met Rotterdam en Amsterdam om tafel

De werkgroep heeft zich ook georiënteerd bij andere gemeenten, zoals Rotterdam, waar ze al wat verder zijn met BI. Een samenwerkingsverband is momenteel in onderzoek, vooral op het gebied van hergebruik van software. “Ik sprak daar met de BI-architect van het datawarehouse. Ook met de collega’s in Amsterdam heb ik aan tafel gezeten om te zien welke initiatieven zij op BI-gebied hebben ontplooid,” vertelt Ling-Po Shih. “Ook in Utrecht ben ik geweest. Daar is een experiment aan de gang waarbij Big Data wordt ingezet voor de sociale wijkteams. Mensen die daar aan meewerken zijn heel erg positief gestemd. Allemaal heel inspirerende gesprekken.”

We zijn er nog lang niet

Binnen de gemeente Den Haag werkt sociale zaken al iets langer met BI, wat voorheen een afdeling was wordt nu een Business Intelligence Competency Center. Naast technische mensen en programmeurs, maken nu ook business analisten deel uit van het team. “Hele mooie projecten allemaal, maar we zijn er nog lang niet,” weet Ling-Po Shih.

Enorme informatiehonger

Wouter Huisman besluit: “Wat me echt opviel is dat er een enorme informatiehonger heerst en dat er een grote wil en bereidheid is om de dingen nóg beter te doen. Wij hopen daar als Passionned Group ons steentje aan te kunnen bijdragen.” Wil je meer weten over hoe Business Intelligence & Analytics jouw gemeente veel slimmer kan maken? Neem dan gerust contact met ons.