1. Creëer bewustwording
Je start met het bewust worden van de voordelen van Business Intelligence (BI). En je beseft het nut en de noodzaak van een intelligente, datagedreven organisatie. BI verschilt namelijk fundamenteel van traditionele informatiesystemen. Die dienen voor de operationele processen. Met BI kun je ook strategische en tactische beslissingen verbeteren. En een totaal andere organisatie maken. Met minder managers, maar of je dat van tevoren moet zeggen? Wil jij ook de juiste bewustwording van BI creëren in jouw organisatie? Dan is onze 3-daagse BI-opleiding (ook incompany) een aanrader.
2. Stel een business case op
Bepaal een business case voor BI. Hoe gaat Business Intelligence binnen jouw organisatie renderen? Hoe kun je successen boeken met data? Waar zitten potentiële verbeteringen? Wat kunnen Big Data en Artificial Intelligence toevoegen? Denk ook na over de randvoorwaarden. Wat moet jouw organisatie doen om de business case te verzilveren? Welke medestanders kun je vinden, en welke belemmeringen zie je?
3. Maak een plan van aanpak
Maak een plan van aanpak en verwerk de business case daarin. Schrijf de projectactiviteiten uit, de risico’s en de benodigde resources. Zorg voor een realistische tijdsplanning en een sluitende begroting. Waak ervoor dat je niet een team samenstelt van alleen maar techneuten. Je kans op succes reduceer je daarmee aanzienlijk.
4. Praat over basisprincipes
Je ontwikkelt samen met je team de basisprincipes. Dit zijn afspraken die je met elkaar maakt. Bijvoorbeeld over de gewenste aanlevering van data, het al dan niet verplichte gebruik van BI of over het type datamodellering. Die principes stem je af met je opdrachtgever en het team. De opdrachtgever zet zijn handtekening onder de principes. Dit voorkomt een hoop gedoe later in je traject.
5. Stel de juiste KPI’s op
Nu ga je aan de slag met de KPI’s en inzichten die BI moet leveren. De business case heeft hiervoor al een voorzet gegeven. Tenminste als het goed is. Ook breng je, samen met je managers, het verband aan tussen de KPI’s onderling en de strategie van jouw bedrijf. Ze staan immers nooit op zichzelf. Juist de onderlinge invloeden zijn interessant. Je kan hier bijvoorbeeld een strategiekaart voor gebruiken. In onze KPI-opleiding en de SMART KPI Gids 2024 vind je meer informatie. Alle KPI’s, inzichten en definities beschrijf je gedetailleerd in het functioneel ontwerp.
De SMART KPI Gids 2024 2024
Wat zijn de belangrijkste KPI's voor jouw organisatie? Met de SMART KPI Gids, een uitgebreide en praktijkgerichte methodiek, identificeer je snel de juiste set KPI's en 1 miljoen euro inzichten. Al meer dan 2.500 organisaties gebruiken deze gids voor datagedreven werken, KPI's en performance management. Meer dan 750 KPI voorbeelden uit verschillende branches tonen de kracht van zuivere KPI's aan.
6. Onderzoek de datakwaliteit
Nu heb je ook scherp op je netvlies welke data je nodig hebt. Je weet welke systemen je moet “leegtrekken”. Je onderzoekt de kwaliteit van die data. Het is verstandig om al vooraf een idee te hebben wat de kwaliteit is. Slechte data geeft onbetrouwbare informatie. Tijdens het onderzoek richt je je onder andere op:
- is de data compleet?
- is de data consistent?
- is de data integer?
Het inzicht in de datakwaliteit geeft je vroegtijdig een indicatie van de belangrijkste risico’s. Je bedenkt passende maatregelen om deze risico’s te vermijden of te beperken.
7. Ontwerp een architectuur & datamodel
De basisprincipes, het functioneel ontwerp en het onderzoek naar datakwaliteit vormen de basis voor je architectuur. Ook geeft het belangrijke aanwijzingen voor het datamodel van het datawarehouse. Het datawarehouse is het kloppende hart van de intelligente, datagedreven organisatie. Pas hierna ga je tools selecteren.
8. Selecteer de juiste tools
Welke Business Intelligence tools, datatools en hardware heb je allemaal nodig? Dat ga je allemaal ervaren tijdens deze stap. Je hebt software nodig voor het leegtrekken van systemen en voor het opbouwen van het datawarehouse. Daarnaast hebben data analisten tools nodig voor rapporten, dashboards en datamining. Wil je snel de juiste tools selecteren? Je vindt veel informatie hierover in onze onafhankelijke aankoopgidsen:
Deze gidsen zijn 100% neutraal opgesteld. De leveranciers hebben geen stempel gedrukt op de inhoud en conclusies van de onderzoeken. Je krijgt hierdoor een onafhankelijk, objectief oordeel.
9. Maak een detailontwerp
Vanaf deze stap ga je een scrumsgewijze aanpak hanteren. In korte iteraties kun je zo steeds meer functionaliteit toevoegen. In stap 5 is het “wat” beschreven. In deze stap beschrijf je het “hoe”.
10. Bouw de dashboards
Tijdens deze stap schaf je de hardware aan en installeer je de software en configureert je de verschillende bouwstenen. De ontwikkelaars schrijven extractieprogramma’s en laadprocedures. Ze bouwen ook datamarts, rapporten, analyses en dashboards.
Bekijk hier 6 voorbeeld dashboards
11. Test het BI systeem
Maak in deze stap een testplan. BI maakt miljoenen combinaties van data mogelijk. En die kun je niet allemaal testen. Denk daarom na over een goede teststrategie. Verwerk hierin verschillende scenario’s en concrete tests. Zorg vooral dat je grondig test. Het grote voordeel hiervan is dat de gebruikers het systeem waarschijnlijk in één keer kunnen accepteren.
12. Organiseer de uitrol en regel het beheer
Na acceptatie volgt de uitrol. Het systeem is gereed voor gebruik. Het kan nu worden overgezet van de ontwikkel- naar de productieservers. Je gaat de gebruikers trainen. Niet alleen in het gebruik van de tools, maar vooral in het leren omgaan met KPI’s en data-analyse. Je kunt hiervoor twee opleidingen volgen om dit te leren: de 3-daagse Power BI cursus en onze opleiding PDCA & training kwaliteitsmanagement volgen om dit te leren. Tot slot: de beheerorganisatie neemt het BI-systeem in beheer.
Tip voor een juiste toolselectie
In een goed proces van BI moeten alle stappen aan de orde komen. En wel in de juiste volgorde. Schaf dus niet zomaar een tool aan zonder dat je weet wat je er mee gaat doen. Bekijk hier onze BI & Analytics Guide™ 2024 en de ETL & Data Integratie Guide™ 2024.
Hulp nodig bij deze 12 stappen?
Kun je hulp gebruiken bij dit traject? Neem dan gerust contact met ons op. Wij maken een afspraak met je. We komen dan graag langs met een van onze experts of projectmanagers BI.
