Wat is nieuw aan de intelligente organisatie?

Vijf nieuwe principes toegevoegd

Aan de vijf oorspronkelijke uitgangspunten van het I/O-concept zijn dus vijf nieuwe principes toegevoegd. Vervolgens heeft een herschikking plaatsgevonden die tot onderstaande “ranking” heeft geleid. Bij elkaar opgeteld en in onderlinge samenhang maken ze het I/O concept compleet. Het resultaat is een uniek raamwerk met leidende principes die steeds vaker worden toegepast in de wereld van Business Intelligence, Artificial Intelligence, Business Analytics, Big Data & Data Science en daarbuiten.

1. Het AI-first principe is leidend in je strategie en totale bedrijfsvoering

De meeste organisaties of adviseurs passen AI slechts mondjesmaat of fragmentarisch toe. AI-first betekent dat je in alles wat je doet eerst nagaat of algoritmes beslissingen kunnen verbeteren en/of versnellen. Ook verifieer je of je het beslisproces zelf veel efficiënter kan organiseren. Dit vereist een totaal andere organisatiecultuur en structuur dan wanneer je rapporten of dashboards gaat ontwikkelen.

Zelfs als je een nieuw rapport of dashboard wilt maken, kijk je eerst of dat nog wel nodig is. De kans is namelijk groot dat een algoritme een of meerdere rapporten overbodig maakt. Als manager zorg je voor een AI-first cultuur en vergroot je de AI-kennis in je organisatie. Je organiseert kennis- en inspiratiesessies, AI-opleidingen, brainstorms enzovoorts.

2. Zonder sluitende business case gaat het feest niet door

Een belangrijke stap voordat een organisatie aan de slag gaat met big data of AI, is dat je bedenkt welke kritieke bedrijfsbeslissingen kunnen verbeteren en hoe je je businessmodel kan kantelen. Te vaak ligt de focus bij big data op de data en niet op wat het project moet opbrengen. Daarom mislukken nog veel te veel BI- en AI-projecten hopeloos.

Het hoge faalpercentage komt doordat er dikwijls geen goede business case wordt opgesteld en de organisatie niet voldoende bewust is van de kracht van BI & AI. Ook komt het nogal eens voor dat er essentiële informatie wordt achterhouden die van belang is om de businesscase rond te maken. Realiseer je dat het experimenteren met AI geen hobbyproject is, maar een serieuze optie om te overleven in een hypercompetitieve, nogal onzekere omgeving.

3. Versimpel je organisatiestructuur

Binnen het concept van de intelligente, datagedreven organisatie is voor zachte heelmeesters geen plaats. De structuur van je organisatie gaat helemaal op de schop. Een hiërarchische structuur werkt niet meer. Je moet de verkokering te lijf gaan.

De belangrijkste principes hierbij zijn: standaardisatie, integratie, minimale koppeling en maximale samenhang, kantelen van de organisatie, één loket, regie op het totale proces, algoritmes, moderne IT, zoals softwarerobots, CRM, datawarehouses, apps, microservices, portals en scrum.

4. Investeer in een sociale infrastructuur

Uniek binnen het concept van de intelligente, datagedreven organisatie is de sterke nadruk op het belang van datageletterdheid. Die focus kom je nog bijna nergens anders tegen. De mate van datageletterdheid kun je toetsen. Iedereen moet uiteindelijk datageletterd zijn en teams moeten datagedreven gaan werken. Je medewerkers moeten zich ook bewust zijn van de impact van algoritmes en robots op de arbeidsorganisatie.

De belangrijkste principes zijn: datageletterdheid, datagedrevenheid, autonomie, ondernemerschap, delegeren van beslissingen aan algoritmes, feedback, multi-inzetbaarheid, veranderingsgezindheid en bewustwording van de impact van AI en machines. Kortom: een intelligente, datagedreven organisatie krijg je niet cadeau. Je zult moeten investeren in je intellectuele kapitaal en datagedreven technologie. En zoals altijd geldt ook hier: de kosten gaan voor de baat uit.

5. Zet de medewerker centraal

Andere concepten of boeken stellen het management centraal. De intelligente, datagedreven organisatie kiest nadrukkelijk voor de medewerker. Het doel is om die in zijn of haar kracht te zetten als mens. Door data en inzichten te verstrekken. De macht moet terug worden gegeven aan het ambacht. De traditionele organisatie neemt af en toe een beslissing (management by exception). De intelligente, datagedreven organisatie doet dat aan de lopende band en wel door medewerkers op de werkvloer in combinatie met algoritmes.

De macht terug naar het ambacht betekent niet alleen dat je de mensen een stem geeft, maar ook de mensen tools in handen geeft waardoor ze terugkoppeling krijgen waar zij staan en waar bijvoorbeeld een maatregel nu toe geleid heeft. Op een dashboard, kan de actieve vakman of vakvrouw zelf aan de knoppen draaien om zo tot verbeteringen te komen.

6. Benut de kracht van de kleinste eenheid

De intelligente, datagedreven organisatie houdt een sterk pleidooi voor minder managers. Daarnaast maakt zij zich sterk voor integreren, samenwerken en ontwikkelen. De vergelijking met de bekende celfilosofie van Wintzen dringt zich op (Eckart’s Notes, 2007).

De kleinste eenheid van een organisatie is de medewerker op de werkvloer. Daar ga je met data en artificial intelligence de grootste impact maken. Geef je medewerkers betere middelen, informatie, competenties en technologie. Dan heb je veel minder managers nodig. De intelligente, datagedreven organisatie neemt de behoeften van de medewerker als uitgangspunt. En niet die van de directeur, aandeelhouder of manager.

7. Creëer een complete omgeving voor de besturing

De intelligente, datagedreven organisatie heeft een compleet dashboard. Met een beperkte set aan indicatoren geeft dat goed inzicht in het reilen en zeilen. Van je team, proces of afdeling. Maar zo kan je ook de realisatie van de strategie van jouw organisatie goed volgen.

Business Intelligence (BI) en Artificial Intelligence zijn daarnaast ook geschikt om jouw bedrijfsprocessen bij te sturen. En uiteraard te verbeteren. Evenwichtige AI en BI brengen de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste gebruikers in het proces. In de juiste vorm en volledig afgestemd op de rol van de medewerker. Zodat die direct aan de slag kan. Zonder tussenkomst van managers.

8. Ga continu verbeteren met data

Veel organisaties zien BI & analytics als een tool. De intelligente, datagedreven organisatie ziet het als een continu verbeterproces: ‘Business Intelligence is het continu proces waarmee organisaties op gerichte wijze (big) data verzamelen en registreren, combineren, analyseren en de daaruit resulterende (voorspellende) informatie en kennis consequent gebruiken om betere beslissingen te nemen.’ Dit met als doel de prestaties van de organisatie, teams en medewerkers substantieel te verbeteren. Dit klinkt misschien niet heel spannend, maar is wel de essentie waar het om draait.

In het boek kun je lezen dat het geen vanzelfsprekende zaak is. Bovendien is het niet eenvoudig aan de praat te krijgen. Meer dan 70% van de BI-projecten mislukt. Meer kans op succes bereik je door te werken met goede KPI’s. Die normeer je en koppel je aan maatregelen. Zo koppel je informatie met continu verbeteren en de Deming-cirkel. Misschien niet flashy, maar dat zorgt er wel voor dat managers zich bezighouden met de dagelijkse praktijk.

9. Combineer top-down met bottom-up

Het I/O-concept combineert krachtige centrale sturing met de praktijk van de werkvloer. Top-down en bottom-up gaan hier gelijk op. Zo werk je op de werkvloer aan de uitvoering van de strategie. Beslissingen worden aan de lopende band genomen, op het juiste organisatieniveau. Besluiten neem je zoveel mogelijk op de werkvloer en niet alleen maar in de boardroom.

Zo kan jouw organisatie de hiërarchie loslaten. De slagvaardigheid van je organisatie kan zo enorm toenemen. Niet alleen de relatief kleine groep managers mag sturen. Ook medewerkers, klanten, leveranciers en andere zakenpartners worden betrokken ‘stuurlui’. Beheersing van bovenaf en betrokkenheid van onderop gaan prima samen in een intelligente, datagedreven organisatie.

10. Vermijd overbodige toeters en bellen: geen fratsen

Last but not least: eenvoud staat voorop. De intelligente, datagedreven organisatie is een concept dat zijn waarde bewijst bij de flexibele inrichting en integrale besturing van organisaties. Het maakt gebruik van een beperkte set principes en indicatoren. Het is niet zoals andere organisatiemodellen uitgegroeid tot complexe uit de hand gelopen gedachteconstructies met veel toeters en bellen. Het concept is van alle overbodige franje ontdaan. Dat geldt nadrukkelijk ook voor de nieuwste druk.