Welke voordelen kent een intelligente, datagedreven organisatie?

Twee verschillende invalshoeken

Samenvattend kunnen we alle voordelen die gepaard gaan met het toepassen van Business Intelligence rubriceren vanuit twee verschillende invalshoeken: de medewerker en de organisatie (het management, de directie of de raad van bestuur).

A. De voordelen voor de medewerkers

Hier benoemen we de 12 voordelen van BI & datagedreven werken voor de medewerkers en teams.

1. BI IS FUN. BI zet medewerkers en teamleiders in hun werkelijke kracht. Met BI ga je specifiek zoekgedrag bij medewerkers en managers stimuleren. Op alle fronten wordt de nieuwsgierigheid gestimuleerd. In een datagedreven organisatie is het ook veel leuker en prettiger om samen te werken, omdat iedereen dezelfde taal spreekt.
2. ONTLASTING IT-AFDELING. Queries draaien niet langer rechtstreeks op de operationele systemen, maar op aparte servers, waardoor de operationele systemen en daardoor de IT-afdeling aanzienlijk worden ontlast. Overbelaste servers en haperende of vastgelopen databases behoren daarmee tot het verleden.
3. GEZONDER WERKKLIMAAT. BI schept transparantie, medewerkers worden eigenaar van het proces en slimme algoritmes maken saaie, repetitieve en handmatige werkzaamheden overbodig. Er komt een betere balans tussen intuïtie en ratio. De passie en zingeving nemen toe en organisaties worden weer gezonde en plezierige plekken om te werken.
4. BI MAAKT EINDE AAN “EXCEL-HEL”. Met de introductie van BI komt er een einde aan de wirwar aan spreadsheets in de organisatie (“de Excel-hel”). De businessmensen nemen met een BI tool het heft in eigen handen. De spreadsheets zijn alleen in uitzonderlijke gevallen nog nodig.
5. WERKEN MET INDICATOREN EN DATA IS LOGISCH. Het werken met indicatoren en data is eenvoudig te begrijpen. Dankzij BI kun je eenvoudiger (big) data uit verschillende bronnen combineren in rapporten, dashboards en analyses. BI zorgt ook voor inzicht in je datakwaliteit. Daarnaast kan je met BI tools data opschonen, koppelen en gladstrijken, zoals bijvoorbeeld bij het ontdubbelen van klanten.
6. BI BRENGT MEDEWERKERS IN VERBETERMODUS. Het ingebouwde principe (Plan-Do-Check-Act) van de verbetercyclus spreekt medewerkers aan. BI is een krachtig instrument om je eigen prestaties continu te monitoren, grondig te analyseren en te verbeteren. Medewerkers komen automatisch in de verbetermodus in plaats van de bekende klaagmodus.
7. BI ZORGT VOOR JUISTE DOSERING INFORMATIE. Informatieoverbelasting is een reëel probleem. BI kan dit dilemma oplossen. Allerlei filter-, aggregatie- en visualisatieprocessen helpen kenniswerkers om steeds beter te onderscheiden wat relevant is en wat niet. Kortom: er is minder mentale belasting bij medewerkers door een juiste dosering van de informatie.
8. BESLUITEN VINDEN LAGER PLAATS IN DE ORGANISATIE. De organisatie kan “afplatten” door data ook laag in de organisatie aan te bieden. Als de bevoegdheden zijn ingeregeld en de juiste vaardigheden en gedragscultuur aanwezig zijn, kunnen veel besluiten op een laag niveau worden genomen.
9. BI ZORGT VOOR SNELLERE EN BETERE FEEDBACK. Een eigen verantwoordelijkheid wat betreft proces en resultaat zorgt ervoor dat de feedback sneller aankomt. Feedback hoeft niet altijd via de leidinggevende te lopen. Goede informatie spreekt voor zich. Data is neutraler dan de mening van de manager. Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid, interessanter werk en betere feedback.
10. BI DOORBREEKT DE HIËRARCHIE. Medewerkers hebben hierdoor geen ‘last’ meer van hinderlijke structuren of een verstikkende hiërarchie. Bovendien functioneren ze vaak beter en voelen zich meer verantwoordelijk binnen zelfsturende teams. Samen met collega’s continu verbeteren creëert bovendien een groepsgevoel en verhoogt de teamspirit.
11. BI IS AANJAGER VOOR KENNISMANAGEMENT. BI stimuleert het zelfstandig werken binnen teams. BI is, zoals gezegd, een krachtig instrument om de prestaties continu te monitoren, grondig te analyseren en te verbeteren. Maar ook om kennis en waardevolle inzichten te delen via kennissystemen. Dankzij BI krijgt kennismanagement handen en voeten.
12. BI BEVORDERT DE STRATEGIE-ONTWIKKELING. Dankzij BI ontstaat er inzicht in de samenhang tussen de eigen activiteiten en het strategische kader. Als je BI koppelt aan je bedrijfsstrategie en datagedreven gaat werken op basis van KPI’s, krijg je een snelle terugkoppeling en kun je zien of de strategie werkt. Kleine of grote koerswijzigingen kun je dan eenvoudig testen. Medewerkers haken sneller aan op veranderingsprocessen en raken meer betrokken bij het wel en wee van de organisatie.

B. De voordelen voor de organisatie

Hier benoemen we de 13 voordelen van BI voor de organisatie en het management.

13. BETERE EN SNELLERE BESLISSINGEN. Mensen willen meer dan ooit hun eigen koers bepalen, zonder zich te veel gelegen te laten liggen aan overbodige structuren en een energievretende hiërarchie. Beslissingen laat je steeds meer over aan de medewerkers zelf en zakenpartners. Als de data linksaf zegt, dan ga je linksaf, ook al zegt de baas rechtsaf. Kortom: de organisatie gaat betere en snellere beslissingen nemen die zijn gebaseerd op data.
14. RENDEMENT OP KENNISWERKERS STIJGT. Relatief dure kenniswerkers knutselen niet langer aan spreadsheets, maar komen toe aan het serieuze analysewerk. BI levert kant-en-klare stuurinformatie en datasets op het juiste moment af bij de juiste kenniswerker in de juiste vorm. Kenniswerkers worden productiever omdat zij met BI zelf eenvoudig data kunnen combineren, visualiseren en analyseren. Self service BI kan een groot voordeel zijn voor de organisatie.
15. ÉÉN VERSIE VAN DE WAARHEID. Dankzij BI staan definities niet telkens meer ter discussie. Het gaat voortaan over de cijfers en het verhaal erachter. In een goede BI-infrastructuur leg je definities dus slechts één keer vast. Definities sluiten bedrijfsbreed en van hoog tot laag naadloos op elkaar aan. Binnen de organisatie circuleert voortaan dus één versie van de waarheid.
16. BI VERGROOT DE SLAGVAARDIGHEID. Dankzij de BI-principes gaat de organisatie voortaan beter om met onzekerheid, dynamiek en marktwerking. Met goede BI kom je minder snel voor verrassingen te staan en kan je hierdoor eerder anticiperen op positieve of negatieve (markt)ontwikkelingen die gaande zijn. BI draagt bij aan de onzekerheidsreductie door een optimale verversingsgraad van data en rapporten, de introductie van leading indicatoren en voorspellende algoritmes.
17. GROTERE WENDBAARHEID. Door BI worden meer relevante en minder irrelevante signalen zichtbaar. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid voor het management om meer afgewogen, betere beslissingen te nemen. En sneller dan concurrenten kansen en bedreigingen waar te nemen en hierop te anticiperen. Je organisatie wordt wendbaarder en kan sneller anticiperen op marktveranderingen
18. SNEL INZICHT IN ESSENTIALS VIA DASHBOARD. BI kan alle relevante data eenvoudig uit systemen halen, opschonen, combineren, rangschikken en visualiseren in overzichtelijke rapporten en interactieve dashboards.
19. TOTAALOVERZICHT MET ÉÉN DRUK OP DE KNOP. BI maakt ook inzichtelijk waar veranderingen (in beleid) het beste kunnen plaatsvinden: in de klantdimensie, productdimensie of op andere dimensies, of een combinatie van dimensies. Al die dwarsdoorsnedes en geavanceerde data analyses komen met één druk op de knop beschikbaar. Bovendien zorgt BI voor meer samenhang en een goede integratie van data en processen.
20. BETERE KLANTKENNIS, MEER VERKOPEN EN HOGERE MARGES. Dankzij BI kun je op klantniveau beter differentiëren en personaliseren. Doordat je met BI zowel in- als externe data uit verschillende bronnen bij elkaar brengt, en op elkaar afstemt kun je over de silo’s van je organisatie heen snel dwarsdoorsnedes maken. Voor specifieke doelgroepen kun je dan een apart, op maat gesneden, beleid ontwikkelen.
21. BI LEVERT WAARDEVOLLE INZICHTEN. Met BI-systemen krijgen teams snel inzicht in de prestaties van bedrijfsprocessen en kunnen ze snel zien waar potentiële verbeterpunten zitten. Voeg je daar machine learning modellen aan toe, dan creëer je nog meer kennis van zaken in bovendien een rapper tempo. BI is zo een belangrijke stuwende kracht voor (snellere) innovatie, organisatie- en productontwikkeling. Zo krijgt de organisatie waardevolle inzichten over realisatie van de strategie en bedrijfsprocessen.
22. MEER TRANSPARANTIE EN MINDER FRAUDE. BI vergroot de transparantie, de mogelijkheden tot dialoog en vermindert daarnaast de kans op fraude. Zo kan BI ook een bijdrage leveren aan riskmanagement. Algoritmes spelen ook een steeds grotere rol bij (interne) fraudedetectie. Je zoekt dan met machine learning modellen naar statistische onregelmatigheden in je data.
23. STIMULANS VOOR STRATEGIE-ONTWIKKELING. BI biedt organisaties een instrument om de strategie te helpen formuleren, te monitoren, bij te sturen en te verfijnen. Door externe data te verzamelen en alle relevante informatie in het BI-systeem te combineren en te koppelen aan de strategische en tactische doelen. BI helpt je zo bij het najagen van je alle belangrijke doelen. Dankzij een brede beschikbaarheid van de data gaan medewerkers hun bijdrage aan de strategie en het businessmodel steeds beter begrijpen en ze gaan hier ook steeds vaker naar handelen.
24. KANTELMOGELIJKHEID EN INGEBOUWDE FLEXIBILITEIT. Het kantelen van de organisatie is het volgens de principes van integrale dienstverlening inrichten van een slimme frontoffice en een gespecialiseerde backoffice. Ergens in je proces zet je de “knip”. De organisatiestructuur wordt hierdoor minder complex. Je gaat de voorkant van de organisatie inrichten op basis van processamenhang met één loket in plaats van productsamenhang of hiërarchie met meerdere loketten. Zo zorg je dat je de noodzakelijke flexibiliteit structureel inbouwt in je organisatie.
25. BI LEVERT BIJDRAGE AAN DUURZAMERE WERELD. Dankzij BI en algoritmes wordt zichtbaar waar afval ontstaat in de bedrijfsketen. Slimme routering in de logistiek reduceert de CO₂-uitstoot. Algoritmes prijzen dynamisch bederfelijke voedingsmiddelen af, waardoor voedselverspilling wordt geminimaliseerd. Zo levert BI een bijdrage aan de circulaire economie.

Belangen medewerker en organisatie lopen synchroon

Hierbij tekenen we direct aan dat intelligente, datagedreven organisaties ervoor zorgen dat beide belangen, het individuele en het collectieve belang, niet (te ver) uit elkaar gaan lopen, maar op het juiste juist moment samenkomen. Niet divergeren, maar convergeren is daarom ons devies.

Als er binnen een organisatie één versie van de waarheid rondgaat, is dat zowel voor de medewerker als voor de organisatie wel zo prettig. Het leidt tot minder verhitte discussies en de efficiëntie van de operationele processen neemt toe. Een belangrijke voorwaarde is dat dan kant-en-klare informatie en kennis beschikbaar moeten zijn voor medewerkers op alle niveaus. Medewerkers zijn zelf in staat om de juiste signalen snel te detecteren en de belangen van de organisatie op een goede manier te behartigen.

bestel hier het boek

Conclusie: succes komt niet zomaar aanwaaien

Het succes komt de intelligente organisatie niet zomaar aanwaaien. Er ligt meestal een uitgekiende strategie aan ten grondslag, die ervoor zorgt dat alle voordelen ook optimaal worden benut. Dankzij BI organiseert de veelal dure kenniswerker zijn of haar informatie efficiënter. Tegelijkertijd nemen de “zoekkosten” van informatie af en komt het proces van beoordelen en delen van informatie in een stroomversnelling terecht. Tot slot vindt er een versoepeling van de samenwerking tussen teams en kenniswerkers onderling plaats.

Benut alle BI-voordelen

Wil je ook maximaal profiteren van alle potentiële voordelen en mogelijkheden die Business Intelligence & Data Analytics biedt? Neem dan contact op met een van onze BI experts.

neem nu contact met ons op