Groothandel floreert dankzij Business Intelligence

Grondig nadenken over performance management

Twee aspecten speelden in de overwegingen een grote rol:

1. het nieuw te bouwen systeem diende van hoog tot laag gebruikt te worden, waarbij de nadruk lag op het medewerkerniveau
2. het diende de cyclus van doelstellingen, acties, resultaten en evaluatie te ondersteunen.

Bedrijfsbrede informatieanalyse

Na enkele maanden van gedegen voorbereiding, waaronder een bedrijfsbrede informatieanalyse, maakte men een begin met de bouw van het Business Intelligence systeem, aangevuld met een uitleg over de Balanced Scorecard toepassing inclusief organisatiecockpit. De scorecards werden gevuld met onder andere financiële informatie, klant- en medewerkerstevredenheid, marktaandeel, cross-selling, aantal klachten, servicegraad en de mate waarin medewerkers en managers bijdroegen aan het realiseren van de organisatiestrategie.

Eerste op kleine schaal experimenteren

Toen de resultaten zichtbaar werden, werd op kleine schaal – binnen drie van de vijftig landen – het systeem uitgerold en getest. De doelstellingen per medewerker en de medewerkersgesprekken koppelde men aan de taken- en verantwoordelijkheden, prestatiebeloning, de doelstellingen op hogere niveaus, de missie en het voortbrengingsproces. Op hogere niveaus werd eenzelfde slag gemaakt, waardoor er een aaneengeschakelde en uniforme wijze van besturing werd gerealiseerd.

Het systeem voldeed aan de verwachtingen

Na de proefperiode in drie landen, kregen de andere vestigingen en de holdingdirectie de beschikking over het systeem. Al snel merkten de managing directors van de verschillende landen en de holdingdirectie dat het systeem voldeed aan de verwachtingen. Recente ontwikkelingen in de markt noodzaakten het bedrijf om de levertijd nog verder te versnellen en het marktaandeel te verhogen. Door de aan elkaar gekoppelde scorecards, van hoog tot laag, bleken het lagere management en de medewerkers de ‘boodschap’ snel op te pakken.

Een onmisbaar strategische instrument

Hoewel de onderneming niet direct in economische zin profiteerde van het Business Intelligence systeem – ten opzichte van de concurrenten verbeterden de resultaten niet – bleek het een onmisbaar (strategisch) instrument om snel te kunnen bijsturen en te overleven. “Zonder het Business Intelligence systeem zouden we veel marktaandeel hebben verloren, en onze complexe processen veel minder op orde hebben. Hoe de wereld eruit zou hebben gezien zonder Business Intelligence, daar staan we liever niet te lang bij stil” aldus de managing director van Nederland.

Groothandel in staal oogst met Business Intelligence

Al enige tijd beschikte de staalgroothandel over een Business Intelligence systeem waar vooral interne informatie over de bedrijfsvoering beschikbaar was. Enkele jaren geleden besloot het management, door toenemende concurrentie en voortschrijdende technologische mogelijkheden, tot de bouw van een marketing intelligence systeem, als uitbreiding op het bestaande Business Intelligence systeem.

Continu internet afstruinen

Dit systeem speurt continu op internet naar nieuwsberichten die van belang zijn voor het bedrijf, bijvoorbeeld de overname van een leverancier door een andere leverancier of staal dat tegen gunstige prijzen uit de regio Noordoost China op de Europese markt beschikbaar komt.

Publiceer en abonneer

Het systeem kent ruim honderd actieve gebruikers die door middel van zelfbediening (publiceer en abonneer) kunnen aangeven in welke onderwerpen ze geïnteresseerd zijn. Het systeem stuurt bij opvallende gebeurtenissen e-mail alerts naar de beslissers in het bedrijf. Voor het management wordt regelmatig op strategisch niveau een aggregatie van het nieuws gemaakt, wat kan leiden tot een kans of een bedreiging in het ondernemings- of marketingplan.

Fusie tussen twee leveranciers

Ter illustratie: nieuws over een fusie tussen twee leveranciers kan onderdeel zijn van een algemene consolidatie in de leveranciersmarkt. “Dit levert kansen op (inkoopgemak) maar ook bedreigingen: leveranciers worden machtiger. Op basis van deze ontwikkelingen wordt het beleid aangepast, bijvoorbeeld door op zoek te gaan naar andere leveranciers.” aldus de marketing-analist.

Bedreigingen in de buitenwereld

De staalgroothandel die voorheen met Business Intelligence vooral de interne organisatie optimaliseerde, komt nu relevante kansen en bedreigingen in de buitenwereld veel sneller te weten, en kan daarop eenvoudiger anticiperen. Meer dan 50% van de medewerkers gebruikt het Business Intelligence systeem, niet alleen voor het verbeteren van de interne organisatie, maar ook om ontwikkelingen op de zeer turbulente markt voor staal en andere metalen nauwlettend in de gaten te houden.

Farmaceutische groothandel: dagelijks monitoren

Een farmaceutische groothandel van ongeveer duizend medewerkers, onderdeel van een groot Europees netwerk van groothandels, met 75.000 binnenkomende orders per dag, verbeterde haar informatievoorziening met Business Intelligence (BI). Men analyseerde in korte tijd de bedrijfsprocessen door middel van een strategiekaart en distilleerde aan de hand daarvan een set van ruim twintig betekenisvolle prestatie-indicatoren waarop het management wilde sturen.

Datawarehouse dagelijks verversen

Vervolgens ontwikkelde ICT op basis daarvan een datawarehouse dat dagelijks werd ververst. Het datawarehouse kon vrijwel alle functies binnen de bedrijfsprocessen ondersteunen en in samenhang weergeven. Twee business analisten maakten de benodigde rapportages – en een snel te interpreteren integraal dashboard – en voorzagen het management en kenniswerkers van ad hoc analyses van hoge kwaliteit.

Ontdekt door het topmanagement

De mogelijkheden van deze Business Intelligence infrastructuur en organisatie werden al snel ontdekt door het topmanagement. Men zag hierin een uitstekend instrument om de klantgerichtheid te verhogen, de prestaties te verbeteren door er bovenop te zitten, evenals in het verlengde daarvan de organisatie te ontwikkelen.

Omzet ondergebracht bij andere groothandels

Voorheen rapporteerde het bedrijf bijvoorbeeld de omzet per maand – welke rapportage door allerlei lastige bewerkingsslagen vaak pas rond de 15e van de maand daarna beschikbaar kwam – en het gevolg was dat pas na lange tijd werd ontdekt dat bepaalde afnemers opeens hun omzet bij andere groothandels onder hadden gebracht.

Iedere dag inzicht

Door slimme toepassing van Business Intelligence en een dagelijkse verversingsgraad van de rapportages kregen de sales- en accountmanagers iedere dag inzicht in de omzet. Door tevens de dagelijks bijgewerkte prognose in het rapport op te nemen had men veel eerder zicht op veranderingen in het bestelpatroon van klanten.In plaats van maandelijkse rapportages per afdeling ging men al snel over op dagelijkse bedrijfsbrede rapportages, waardoor veranderingen in de bestelpatronen, rendement, service en marktaandelen veel sneller werden opgemerkt.