Informatie zou moeten aanzetten tot actie
Goede stuurinformatie spreekt voor zich, werkt sturend en roept als het goed is om actie. Zodra managers en kenniswerkers daadwerkelijk snelle toegang hebben tot voor hen relevante informatie en kennis, kunnen betere beslissingen en adequate acties niet lang uitblijven. Niets is minder waar, zo blijkt de Nationaal Business Intelligence Survey. Hieruit blijkt onder andere dat het voor managers en medewerkers helemaal niet vanzelfsprekend is iets te doen met de stuurinformatie. De oorzaken zijn vaak gelegen in het ontbreken van een prestatiegerichte en analytische bedrijfscultuur waarbij informatie continu wordt gebruikt voor analyse en actie. Het is voorstelbaar dat managers en medewerkers niet altijd beschikken over de benodigde vaardigheden of bevoegdheden om iets met de informatie te doen.
Laat medewerkers zelfstandig beslissen
Toch mogen we veronderstellen dat wanneer medewerkers goed zijn geïnformeerd, ze iets zullen doen met de informatie, mits zij ook zelfstandig kunnen beslissen. Relevante en complete informatie over het probleem bevat in elk geval al de basis van de oplossing. Met effectieve Business Intelligence kunnen organisaties veel tijd en gericht aandacht besteden aan het beslissen, organiseren en innoveren. Ze hoeven dan niet eerst zelf nog informatie te verzamelen. Informatie dient vanwege deze kritieke succesfactor actionable te zijn en dient daarom zoveel mogelijk aan te sluiten op de beleving, rol en taken van de gebruiker. Hierdoor begrijpt hij snel wat er aan de hand is, en kan hij met zo min mogelijk extra bewerkingsslagen de informatie omzetten naar verschillende denkbare acties.
De eisen die we moeten stellen aan informatie (gemeenschappelijke definities, één versie van de waarheid, goede visualisatie van data, betrouwbare gegevens, et cetera) hebben impliciet ook als doel om de informatie meer ‘actionable’ te maken, dat wil zeggen informatie die de gebruiker zo effectief mogelijk aanzet tot juiste en tijdige actie.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'
Dit Business Intelligence-boek van Daan van Beek (al meer dan 25.000 exemplaren verkocht) bespreekt alle componenten van intelligente, datagedreven organisaties. Slimme organisaties gebruiken informatie consequent voor actie en analyse. Dit, en de andere succesfactoren van BI, komen in dit boek uitgebreid aan bod. Maak je bedrijf in 10 stappen klaar voor een analytische bedrijfscultuur en datagedreven werken.
Hoe maak je informatie ‘actionable’?
Organisaties kunnen informatie op verschillende manieren ‘actionable’ maken:
- de informatie moet iets zeggen over de prestaties van het bedrijfsproces waarbij de gebruiker betrokken, of verantwoordelijk voor is;
- de informatie dient vergezeld te gaan van relevante informatie over de context van de organisatie of het bedrijfsproces en dient op zijn minst te bestaan uit een korte beschrijving van de betekenis van de informatie (metadata);
- onder de motorkap van de informatie dienen detailgegevens beschikbaar te zijn, zodat een gebruiker kan kijken hoe de informatie is opgebouwd;
- de organisatie dient in staat te zijn om aan de hand van de informatie haar bedrijfsvoering (of dat gedeelte van de bedrijfsvoering waar de informatie betrekking op heeft) aan te passen.
Soms kan het ook voorkomen dat informatie niet direct actionable is, omdat andere signalen de organisatie eerst nog moeten binnendringen of data nog moeten worden verzameld. Het is dan zaak om informatie eerst in een ‘geheugen’ te kunnen parkeren.
Informatie, doelstellingen en ambities
Business Intelligence houdt dus niet op bij de distributie van informatie en kennis die aanzet tot actie, maar gaat verder. De informatie moet ook daadwerkelijk bij gaan dragen aan een hogere winstgevendheid of aan een betere kwaliteit van de producten, of aan snellere doorlooptijden binnen de bedrijfsprocessen. Een en ander is afhankelijk van de (strategische) doelstellingen en ambities van de organisatie.
KPN Mobiel: Dutch BI & Data Science Award
KPN Mobiel won in 2005 de eerste prijs in de sector profit. KPN Mobiel is al jarenlang in veranderingsprocessen gewikkeld en heeft na het overwinnen van de nodige moeilijkheden kans gezien om een sterke oriëntatie op de klant te realiseren. Beweeglijkheid (de metafoor van de groep spreeuwen dringt zich op) en klantoriëntatie zijn voor de jury doorslaggevend geweest om aan KPN Mobiel de 1e prijs toe te kennen. Net als T-Mobile opereert KPN hierbij in een zeer turbulente competitieve omgeving. Business Intelligence zorgt hierbij voor een scherp zicht op het klantprofiel en de klantwaarde. Niet alleen op hoog niveau in de organisatie.
BI stuurt de operaties bij KPN
Het sprak de jury aan dat KPN Mobiel er met Business Intelligence ook voor heeft gezorgd dat de informatie daar is waar de operationele acties worden genomen. Op die wijze ondersteunt BI het nemen van besluiten door de lagere organisatieniveaus dat een positieve invloed heeft op het commitment van de medewerkers. Ondersteunend hierbij is het zogenaamde “achtjes draaien” waarmee informatie van buiten naar binnen tot besluitvorming leidt zowel op de hogere als de lagere niveaus, maar waarbij de uitgezette acties ook kunnen worden geëvalueerd op hun effectiviteit.
Integriteit van systeemdata zekergesteld
Door een verstandig toegepaste centralisatie heeft KPN Mobiel bovendien bereikt dat de integriteit van de systeemdata zeker is gesteld. Als punten voor verbetering hield de jury KPN Mobiel voor om de minder commerciële aspecten in het BI systeem een belangrijke rol te laten spelen. Ook gaf de jury aan dat de uitbouw van het systeem in het vervolg meer stapsgewijs kan plaatsvinden. Michiel Valk mocht de bronzen uil als een tastbaar en symbolisch resultaat van de door KPN Mobiel geleverde inspanningen van de jury in ontvangst nemen.
Ben je ook zo’n slim bedrijf of meen je slimmer te zijn dan KPN Mobiel? Klik hier om jouw organisatie op te geven.
Snel kunnen reageren
De organisatie zal ook adequaat moeten kunnen reageren op de oorspronkelijke signalen die zijn geregistreerd, verzameld en geanalyseerd. De snelheid van reageren is in de huidige economie en samenleving van levensbelang. Het is namelijk niet genoeg als een organisatie, dankzij uitstekend functionerende, snelle sensoren en processoren weet dat ze moet veranderen, maar dat het nog minstens een half jaar duurt voordat de organisatie zich kan aanpassen. Dat kan er immers zelfs toe leiden dat medewerkers onbedoeld laks worden en niet zoveel meer gebruik gaan maken van de door Business Intelligence ter beschikking gestelde relevante informatie. Immers: het duurt toch nog maanden voordat er iets kan veranderen. Bovendien kan de noodzakelijke aanpassing veel te laat komen, omdat rivalen al lang verder zijn, of omdat ze hun pijlen inmiddels ergens anders op richten. Zie ook: Competitive Intelligence.
De noodzaak van een adaptieve organisatie
Een adaptieve organisatie is in staat snel te veranderen en direct actie te ondernemen. Zij richt zich op het verhogen van de kennis van zaken. Medewerkers en managers weten binnen een adaptieve organisatie precies aan welke ‘knoppen’ ze kunnen draaien. Een adaptieve structuur en een ondernemende sociale infrastructuur waar medewerkers op een zo laag mogelijk niveau besluiten kunnen nemen, is hierbij essentieel.
Daan van Beek MSc is spreker, docent en auteur van het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'. Hij is eindbaas van Passionned Group en is verbonden als gastdocent aan TIAS. Daarnaast geeft hij regelmatig KPI, data science & BI trainingen in Azië, Zuid-Amerika, Europa en de US. Volg Daan op LinkedIn en neem contact met hem op.
