Wat is Informatiegestuurd Werken?
Managementinformatie is mede dankzij de technologische vooruitgang uitgegroeid tot één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen. We beschikken over een geweldige hoeveelheid ruwe data. En we zijn in staat om die 24×7 te benaderen. De vierde industriële revolutie is in volle gang. Desondanks gaat er bij veel organisaties nog heel veel tijd en geld verloren met het vinden van de juiste ruwe data. En zeker ook om daar dan op het juiste moment en op de juiste plaats relevante managementinformatie van te maken.
Definitie van Informatiegestuurd Werken (IGW)
Er zijn diverse definities van IGW in omloop. Afhankelijk van je perspectief kun je drie definities onderscheiden:
- Informatiegestuurd werken als continu proces: informatie + PDCA en Lean
- Informatiegestuurd werken als verzameling van ICT-hulpmiddelen: BI tools
- Informatiegestuurd werken als discipline: De intelligente, datagedreven organisatie
De invalshoek van informatiegestuurd werken sluit aan op de procesbenadering. Vanuit dat oogpunt zie je dat organisaties vaak de volgende definitie hanteren:
Informatiegestuurd werken is het continue proces waarmee organisaties op gerichte wijze ruwe data verzamelen en registreren, analyseren en de daaruit resulterende informatie en kennis in besluitvormingsprocessen toepassen om de prestaties van de organisatie te verbeteren.
In deze definitie benadrukken we ‘continu proces’. Informatiegestuurd werken is in eerste instantie geen tool.
Belangrijke vraagstukken bij informatiegestuurd werken
Wat komt er allemaal bij kijken om Informatiegestuurd Werken (IGW) in jouw organisatie succesvol op te tuigen en in te voeren?
- Wie moet je zien te overtuigen van het nut en de noodzaak: stakeholdermanagement?
- Welke voordelen kent informatiegestuurd werken en wat zijn de risico’s?
- Hoe ga je het organisatiebreed introduceren en zorgen voor acceptatie?
- Welke rol speelt Business Intelligence technologie bij informatiegestuurd werken?
- Hoe kom je tot een eerste IGW-architectuur die niet te massief is, maar wel flexibel?
- Hoe kun je informatiegestuurd werken daadwerkelijk implementeren?
- Hoe ga je om met de strenger wordende wet- en regelgeving, ethiek en privacy?
Dit zijn belangrijke vragen voor organisaties die met informatiegestuurd werken aan de slag willen. De gedreven specialisten van de Passionned Group helpen je graag verder om dit in jouw organisatie handen en voeten te geven.
Specifieke uitdagingen binnen de (lokale) overheid
De uitdagingen waar elke overheidsorganisatie voor staat zijn complex en veelomvattend. Denk hierbij aan:
- het leveren van een excellente dienstverlening
- decentralisatie versus centralisatie
- de publieke waardering verder vergroten
- control en compliance
- klant- en wijkgericht werken
Deze uitdagingen overstijgen de grenzen van de afdelingen en clusters. Op het gebied van de bedrijfsvoering stellen de klant en de maatschappij bovendien steeds hogere eisen aan de doelmatigheid.
Koester een analytische bedrijfscultuur
Werken en (be)sturen op basis van betrouwbare informatie speelt een cruciale rol bij de realisatie van de uitdagingen. Het gaat daarbij niet alleen om goede en toegankelijke management- en stuurinformatie (KPI’s en voorbeelden). Juist ook om het benutten van nieuwe mogelijkheden en (ongestructureerde) data van buiten de organisatie. Dit alles ingebed in een analytische bedrijfscultuur.
Wat zijn de voordelen van Informatiegestuurd Werken?
Met informatiegestuurd werken ga je de juiste informatie overzichtelijk op de juiste plek beschikbaar stellen. En je sluit natuurlijk aan op doelstellingen en informatiebehoefte. Krijg je dat voor elkaar dan kun je:
- sneller en adequater reageren op gebeurtenissen in de omgeving, aan de balie of daarbuiten; je investeert in wendbaarheid
- motieven, acties en beslissingen beter onderbouwen; je zorgt voor transparantie
- sturen op resultaten en op samenhang, in plaats van op inspanning per onderdeel: je wint aan effectiviteit
- resultaten leveren tegen veel lagere kosten en met een kortere doorlooptijd; je realiseert efficiëntie
Organisaties die met informatiegestuurd werken aan de slag gaan, grijpen vaak terug op de ‘klassieke’ Business Intelligence-benadering. Dan gaat het met name om gestructureerde ruwe data of ruwe data van geringe omvang. Dit sluit aan bij de meest urgente behoefte op dit gebied binnen veel organisaties. Maar ook relatief nieuwe manieren van informatiegestuurd werken moet je zeker niet over het hoofd zien. Denk dan aan datamining, procesmining en het gebruik van big data.
Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' 
Het managementboek ‘De intelligente, datagedreven organisatie’ (compleet herziene druk) neemt je mee in de wereld van informatiegestuurd werken & Business Analytics. In dit complete BI-boek (meer dan 25.000 exemplaren verkocht) komt het hele spectrum van het intelligenter en datagedreven maken van (overheids)organisaties aan bod. Het geeft je een perfect kader om organisatieverbetering structureel met data aan te pakken en door te voeren.
Neem in een split-second de juiste beslissing
“De brandweer wordt nog te vaak gezien als die mensen die met sirenes uitrukken als ergens brand is. Ik praat me de blaren op mijn tong om uit te leggen dat er veel meer bij komt kijken dan branden blussen alleen. We hebben slimme, integrale systemen nodig om in een split-second de juiste beslissingen te nemen.”
Elie van Strien
voormalig commandant
Brandweer Amsterdam-Amstelland
IGW: een strategische discipline
Hoewel IGW het beste aansluit op de procesbenadering is informatiegestuurd werken zeker ook een strategische discipline. Een die zeer cruciaal is voor het zo effectief en efficiënt mogelijk bereiken van je strategische, tactische en operationele doelen. Doorontwikkeling van deze discipline is in elke organisatie nodig. Alleen zo kun je tegemoetkomen aan de steeds hogere eisen en wensen van klanten. Bovendien kun je dan beter en sneller bijsturen in een dynamische omgeving.
Opleidingen voor Informatiegestuurd Werken
Vanuit onze langjarige ervaring met Informatiegestuurd Werken bij overheden en commerciële organisaties ontwikkelden we enkele opleidingen. Ze sluiten naadloos aan op de uitdagingen waar veel organisaties nu voor staan.
De opleiding Kwaliteitsmanagement & PDCA
Deze 3-daagse training PDCA & IGW stoomt je klaar voor een leidende positie om informatiegestuurd werken & continu verbeteren in je eigen organisatie tot een succes te maken. De unieke combinatie van continu verbeteren, PDCA, data analyse, KPI's en beleid maakt deze opleiding uniek in zijn soort. Wacht niet langer en start vandaag nog met het implementeren van IGW 2.0 in jouw organisatie.
Privacy en IGW: een groot spanningsveld
Je ziet dat de aspecten privacy en ethiek enorm aan belang winnen. Door de vele mogelijkheden van de technologie is het te eenvoudig om data uit systemen te gebruiken voor analyse en mensgerichte actie. Maar ook het koppelen van data uit verschillende interne en externe bronnen gaat steeds makkelijker. De privacy van ambtenaren en burgers loopt hiermee gevaar. In algemene zin is het belangrijk om telkens een juiste afweging te maken tussen het doel van de gegevensverwerking en de eventuele impact op de privacy. Hier zit een groot spanningsveld.
Multiproblematiekgezinnen: een catch 22
Als voorbeeld nemen we de zogenoemde multiproblematiekgezinnen. Zij vormen een zwaartepunt binnen de gemeentelijke dienstverlening. Er gaat ontzettend veel geld in om. De wet zegt vooralsnog dat je deze gegevens alleen mag koppelen wanneer er sprake is van multiproblematiek. Om dat te kunnen constateren, moet je eerst allerlei data koppelen. Een zuivere catch 22. Dit voorbeeld geeft aan dat IGW ook grensverleggend moet zijn om successen te boeken voor de burger. Maar het zegt ook dat het staat of valt met het juist gebruik van informatie binnen de kaders van de wet- en regelgeving. Het management zal telkens de juiste afwegingen moeten maken.
Wat zeggen onze klanten?
“De hele exercitie is in hoge mate een veranderkundig traject. Informatiegestuurd werken kan je niet alleen door technisch specialisten laten uitwerken. Het begint bij een lijnafdeling. Die geven aan op welke doelen gestuurd moet worden en welke processen en welke data daarbij van belang zijn. Succes vergt inzet van alle stakeholders en het echt laten landen van IGW in onze organisatie kost werk. Ook in dat organisatorische en procesmatige aspect van Business Analytics is de Passionned Group heel sterk.”
Willy Groenewold
CIO Office
Gemeente Rotterdam
Informatiegestuurd Werken: wees ambitieus maar neem ruim de tijd
Veel organisaties hebben grote ambities op het vlak van IGW. En we zien in de praktijk ook steeds scherpere formuleringen. Zo uitte een grote gemeente onlangs de ambitie om nog dit jaar volledig informatiegestuurd te willen gaan werken. Er is dan een werkend fundament nodig waarbij data integratie, datakwaliteit, data governance op orde zijn. Iedereen heeft toegang tot relevante datasets en informatieproducten. En managers en teams gebruiken consequent tooling waarmee ze die data en informatie visueel en dynamisch ontsluiten, analyseren en visualiseren. Dat alles kan je echt niet in één jaar zelf realiseren. Daar heb je bovendien externe hulp bij nodig.
Daarnaast kunnen KPI’s gemeenten ondersteunen in het aanscherpen van beleid en het vergroten van de betrokkenheid van inwoners. Lees er verder over.
Onze uitgangspunten en aanpak
- De informatie laten we perfect aansluiten op de werkomgeving en doelen
- Informatiegestuurd werken is een scherp oog hebben voor verandermanagement
- In korte cycli (scrumsgewijs) leveren we de informatieproducten op
- De grote lijnen van de architectuur voor IGW stel je eenmalig vast, daarna ga je fijnslijpen
- Informatiegestuurd werken is doordrenkt van onvervalste KPI’s, Big Data en PDCA-verbetercirkels
Profiteer van onze ervaring met Informatiegestuurd Werken
De afgelopen jaren hebben wij vele gemeenten, provincies, waterschappen en ministeries geholpen met onze aanpak en opleidingen. Een greep uit ons groeiende klantenbestand binnen de overheid: Gemeente Rotterdam, Gemeente Zoetermeer, Gemeente Den Haag, Gemeente Tilburg, Gemeente Breda, Gemeente Delft, Gemeente Eindhoven, Gemeente Hoorn, Gemeente Sittard-Geleen, Gemeente Houten, Waterschap Hollandse Delta, Ministerie van Veiligheid & Justitie, Ministerie van Defensie, Openbaar Ministerie (Landelijk Parket), Ministerie van Binnenlandse Zaken, Rijkswaterstaat, Brandweer Amsterdam-Amstelland, Veiligheidsregio Utrecht, Veiligheidsregio Noord-Holland-Noord, et cetera.
Architectuur model informatiegestuurd werken: Model BIGW
Op deze pagina introduceren we een architectuurmodel voor Informatiegestuurd Werken. Per onderdeel zijn de architectuurprincipes uitgewerkt. Met bolletjes geven we aan voor welke doelgroepen de principes relevant zijn. De bedrijfsfunctie Informatiegestuurd Werken (BIGW) bestaat uit een aantal logische onderdelen. Dit is weergegeven in onderstaande afbeelding. De architectuurprincipes worden ingedeeld conform deze logische architectuur.
Ingebed in de bedrijfsprocessen
De BIGW moet zijn ingebed in de bedrijfsprocessen die kunnen optreden als afnemer van informatie. Maar evengoed kunnen ze optreden als leverancier van (ruwe) data. De BIGW verzamelt gegevens van de bedrijfsprocessen en transformeert deze naar bruikbare informatie. Vervolgens ga je die in verschillende vormen (rapportage, analyses, dashboards, et cetera) weer aan de bedrijfsprocessen aanbieden.
Architectuurmethode
In het model maken we gebruik van de Novius architectuurmethode wat betreft de indeling naar Producten en Diensten, Processen en Organisatie, Informatie en Systemen en Infrastructuur. In het schema zijn de producten en diensten aan de afnemerskant centraal gesteld. Rond de producten en diensten staan afspraken met de afnemers. Het IGW platform zet je in voor het daadwerkelijk leveren van de informatieproducten.
Verschillende bewerkingsslagen
Via verschillende bewerkingsslagen ga je de data omvormen tot verschillende informatieproducten. Van bronlaag tot en met gebruikslaag ga je de data in meerder slagen opschonen (ruwe datalaag), combineren en verrijken (integratielaag), distribueren (distributielaag) en presenteren (gebruikslaag).
Twee dimensies achter het model
Achter het model zijn twee dimensies zichtbaar. De zijn: informatiebeveiliging en informatiebeheer. De architectuur van de bedrijfsfunctie IGW ga je als het ware bovenop het fundament van informatiebeveiliging en informatiebeheer bouwen.
- Informatiebeveiliging omvat alle aspecten van beveiliging: bricks, bytes en behavior. De BIGW zal zich in alle gevallen conformeren aan de architectuur die rondom dit thema is opgesteld.
- Informatiebeheer omvat alle aspecten van het archiveren, beheren en auditen van informatie. De BIGW zal ook in dit geval conformeren aan de architectuur rondom informatiebeheer.
De belangrijkste principes die iedereen moet kennen
Het al dan niet toepassen van principes van de architectuur Informatiegestuurd werken is niet vrijblijvend. Het toepassen van de principes heeft consequenties. Het is goed om die te delen en die op het netvlies te hebben. De belangrijkste zijn:
- De BIGW is een unieke, onafhankelijke en generieke toepasbare bedrijfsfunctie en gebruik is verplicht
- De BIGW biedt rapportage, analytics, self service en performance management omgevingen aan
- De gebruiker kan tussen die omgevingen moeiteloos switchen en informatie uitwisselen
- Informatie uit BIGW wordt doelbewust gebruikt voor analyse, actie, procesverbetering en innovatie
- Aanlevering van data aan BIGW is verplicht ook al maakt een cluster of afdeling er nog geen gebruik van
- BIGW is naast vraaggedreven ook innovatiegedreven en helpt afnemers bij het vinden van toepassingen
- BIGW-expertise past niet binnen één afdeling, er is sprake van een virtueel competency center (VICC)
- Er is sprake van één datawarehouse maar Big Data bronnen kunnen rechtstreeks benaderd worden
- De verantwoordelijkheid voor datakwaliteit is belegd bij proceseigenaren, zij zien hier actief op toe
- Bedrijfsprocessen worden ontworpen en ingericht om IGW mogelijk te maken
Interesse om ook informatiegestuurd te gaan werken?
Neem gerust contact op met onze specialisten in informatiegestuurd werken. We helpen je graag verder met onafhankelijk advies, incompany opleidingen, een werkend prototype, IGW-sessies of interimmanagement.
Over Passionned Group
De consultants van Passionned Group zijn echte specialisten als het aankomt op informatiegestuurd werken en de implementatie. Onze kernexpertise: Data Science, Big Data, Business Intelligence en IGW. Om het jaar organiseren we de verkiezing tot de Slimste organisatie van Nederland samen met Menno Lanting. 
