Wat is Kaizen: betekenis, het principe, 6 processtappen en 12 soorten verspilling

Wat betekent Kaizen?

Kaizen is meer dan een methode, het is een levensfilosofie. Kaizen betekent letterlijk ‘verandering’ (kai) om ‘goed te worden’ (zen), veranderen naar beter dus. Een andere definitie van het Japanse gebruik van Kaizen is ‘uiteen halen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier’. Meestal is dit een proces, een systeem, een product of een dienst.

De vijf pijlers van het Kaizenprincipe

Kaizen gaat uit van vijf fundamentele elementen:

1. Teamwork met de essentie van Team
2. Persoonlijke discipline
3. Beter moreel
4. Kwaliteitscirkels
5. Suggesties voor verbeteringen

Team kan hierbij worden opgevat als: Together Everyone Achieves More. Kortom: samen bereiken we meer. Een team is een aantal mensen dat samenwerkt aan een gezamenlijk doel. Belangrijk zijn hierbij communicatie, afspraken, ritme (gestructureerd overleg), evaluatie van het proces, feedback en feed forward.

De zes Kaizen stappen

Kaizen kent zes stappen (DMAGIC) in het continu verbeterproces. Deze zijn gericht op het in kaart brengen van nodeloze verspillingen, inflexibiliteit en schommelingen in het proces:

1. Definieer het probleem en de doelstelling middels een probleemdefinitie worksheet
2. Meet de feiten waarbij onderbuikgevoel wordt aangevuld met ‘harde’ feiten, de KPI’s en data. Bijvoorbeeld met de pareto-analyse, waardestroomschema of meet verschillende tijden met de TTE Waterval methode
3. Analyseer de feiten, bijvoorbeeld door middel van een Iskikawa-diagram. Dit noemen we ook wel oorzaakgevolgdiagram of visgraatdiagram. Daarnaast gebruik je de 5 x Waarom vragen
4. Genereer, categoriseer en prioriteer verbeteringen. Selecteer de oplossing bijvoorbeeld gebaseerd op een impact- en haalbaarheidsmatrix
5. Implementeer verbeteringen en houd overzicht over de status en voortgang
6. Controleer en “borg” door standaardisatie

Het boek 'Grip op processen in organisaties' Minder kosten, een snellere levertijd van je producten, een hogere kwaliteit van je dienstverlening, continu verbeteren en innoveren? Wie wil dat niet. Dit unieke procesboek van dr. Ko Achterberg (al meer dan 5.000 exemplaren verkocht) laat zien hoe je je processen uit elkaar kunt halen en opnieuw in elkaar kan gaan steken (procesarchitectuur), maar dan op een betere manier. Kaizen in een notendop. bekijk het boek

Het raamwerk van 5 S-en

Binnen de Kaizen-methodiek gaat het om processen ‘schoonmaken’. Zo zorg je voor netheid en ordelijkheid. Het raamwerk van vijf S-en reikt je een aantal principes aan om dat voor elkaar te krijgen. Ze staan voor:

1. Scheiden of sorteren (Seiri)
2. Schikken (Seiton)
3. Schoonmaken (Seiso)
4. Standaardiseren (Seiketsu)
5. Systematisch verbeteren (Shitsuke)

De impact van Kaizen

Maar wat betekent het nu concreet om verstoringen en verspillingen te elimineren? Bij het aanpakken van verstoringen in het proces spelen verspilling, inflexibiliteit en variabiliteit een grote rol. Belangrijk is daarbij om deze betekenis om te zetten naar aantoonbare impact.

1. Verspilling verminderen (muda) betekent: hogere consistentere kwaliteit tegen lagere kosten. Denk hier bijvoorbeeld aan een klant die voortaan een foutloze nota toegestuurd krijgt.
2. Minder inflexibiliteit (muri) betekent: de juiste hoeveelheid kunnen leveren op het juiste moment (just in time delivery). Hierbij zet je medewerkers bijvoorbeeld flexibel in om veranderingen in de klantvraag op te vangen.
3. Minder variabiliteit (mura) betekent: hogere betrouwbaarheid en voorspelbaarheid van het proces. Denk hierbij aan het uitgangspunt waarbij standaarden voor de procescyclustijd en kwaliteit bekend en identiek zijn. Dus voor verschillende personen, producten of methodes.

Kaizen en vooral de focus op minder verspilling, inflexibiliteit en variabiliteit drijven veranderingen aan op het gebied van kwaliteitszorg, doorlooptijd, productiviteit en houding & gedrag. Deze veranderingen leiden tot meetbare verbeteringen op de resultaatgebieden klanttevredenheid, medewerkerstevredenheid en de winstgevendheid.

De whitepaper 'Visie op processen' Dr. Ko Achterberg geeft in deze whitepaper inzicht in hoe je een complete visie op processen ontwikkelt. Je krijgt een unieke methode aangereikt om je processen te verbeteren en die opnieuw in elkaar te zetten door middel van een procesarchitectuur. De auteur gaat ook in op welke begrippen en aspecten daarbij van cruciaal belang zijn. Een echte aanrader als je wilt starten en doorpakken met de Kaizen methode.bekijk de whitepaper

De 12 Kaizen verspillingen

De Kaizen-methode richt zich net als Lean op het elimineren van verspillingen. Er zijn 7 traditionele en 5 moderne verspillingen:

De Lean Training Green Belt Middels een praktisch spel krijg je de gelegenheid om Lean en Kaizen te ervaren en toe te passen. In deze interactieve Lean training leer je verspillingen en verstoringen op te sporen en op een Kaizen-manier te elimineren. Deze training Lean is inclusief certificering tot Green Belt. Je wordt getraind door een ervaren master Black Belt die ruimschoots zijn sporen heeft verdiend met procesoptimalisatie.bekijk de training

Aan de slag met Kaizen

Kaizen pas je toe bij het (her)ontwerpen van bedrijfsprocessen en het implementeren van verbeterprocessen. Wij helpen organisaties bij dat verbeterproces en bieden onder meer onafhankelijk advies, interim specialisten en opleidingen. Tijdens deze trainingen maken we duidelijk hoe Lean, PDCA en Kaizen voor je kunnen gaan werken en oefen je met continu verbeteren.

Slagen maken met Kaizen en PDCA?

Benieuwd naar onze datagedreven Kaizen-aanpak? Neem dan gerust contact met ons op voor een gesprek met een van onze Kaizen-experts / facilitators. Wij helpen je graag verder.