Stappenplan voor migratie naar een nieuwe BI tool

Randvoorwaarden

De selectie van de nieuwe tool kan worden afgerond zodra:

• het referentiebezoek bij een andere groothandel een positief beeld geeft
• er een internationale workshop heeft plaatsgevonden
• er geen grote financiële inkoopvoordelen zijn voor wat betreft de aanschaf van Cognos

Het laatste punt gaat over de inkoop via vestigingen in Duitsland of Zweden die al met Cognos werken.

Business case

Om diverse redenen voldeed de huidige BI oplossing Business Objects (BO) niet langer aan de wensen en eisen van het bedrijf. In het selectieproces is onder andere door de directie en het management vastgesteld dat de nieuwe BI oplossing gebruikt gaat worden om ook informatie op structurele wijze te delen met zakenpartners.

Ook is komen vast te staan dat inzichten moeten kunnen worden hergebruikt in de gehele omgeving. Denk hierbij aan de definitie en de datavisualisatie van een inzicht. Tot slot zijn integrale, rolgebaseerde rapportages en dashboards een belangrijke wens.

Minder werk en toegang voor zakenpartners

Het eerste maakt de distributie van diverse stuurinformatie naar zakenpartners veel efficiënter, dus minder handmatig werk. Dat betekent wel dat de informatie juist, gevalideerd en begrijpelijk moet zijn. Ook kan het bijdragen aan een betere samenwerking tussen het bedrijf en afnemers en leveranciers.

Het tweede en derde aspect zorgt dat de migratie van de huidige informatievoorziening (rapportages) sneller kan verlopen dan wanneer gekozen wordt voor het één op één overzetten van de huidige rapporten. Tevens sluit aspect drie beter aan op een organisatie die steeds meer met zorgconcepten gaat werken en integraal en meer zorgbreed wil werken.

Stappenplan implementatie nieuwe BI tool

In een parallel traject wordt de back-end geüpgrade naar de nieuwste versie van SQL Server en de data integratie oplossing Sagent.

1. In kaart brengen rollen en bijbehorende inzichten

Er zal waar mogelijk bedrijfsbreed, maar met een duidelijke focus op de huidige informatievoorziening met BO, een informatieanalyse plaats moeten vinden op basis van rollen, verantwoordelijkheden, taken en bijbehorende informatiebehoefte. Omdat al veel kennis hierover beschikbaar en herbruikbaar is, kan dit relatief snel worden uitgevoerd.

Vastgesteld dient te worden: prestatie-indicatoren, KPI’s, dimensies, normen (en alerts) en actieplannen, idealiter koppeling met de strategie, missie en visie, en uitgewerkte competenties.

2. Architectuur aanpassen

Op basis hiervan kan de architectuur worden aangepast, inclusief de activiteiten:

• aanschaf van een administrator licentie
• het ontwerp van de infrastructuur (servers, capaciteit, geheugen, diskruimte, et cetera)
• installatie van servers en bijbehorende software + configuratie
• het (her)ontwerp en de (her)bouw van kubussen of datamarts, de data vault blijft intact
• het definiëren van de business logica in de tussenlaag

3. Welke rollen in welke volgorde?

In de besluitvorming gaat de projectgroep aangeven welke rollen in welke volgorde worden geïmplementeerd. Hier stellen ze voor om een projectfasering te hanteren. Iedere fase zal een increment opleveren waardoor een aantal BO rapportages kunnen worden uitgefaseerd. Stap 4 t/m 6 worden per increment uitgevoerd.

4. Het bouwen van inzichten

De inzichten worden gebouwd, dit houdt in:

• Er worden hiervoor standaarden ontwikkeld m.b.t. kleurgebruik, format, et cetera. Dit in eenmalig overleg met de key-users.
• De autorisaties worden voor elk inzicht vastgesteld inclusief de alerts.
• De inzichten worden ontwikkeld en opgeslagen in een bibliotheek die toegankelijk is voor elke gebruiker die geautoriseerd is.

5. De rapportages en dashboards worden gemaakt

Rolgebaseerde rapportages en dashboards worden samengesteld aan de hand van de beschikbare inzichten, inclusief dat een normering wordt toegepast met indien wenselijk alerts. Eveneens drilldown paden naar onderliggende detailniveaus.

6. Overige stappen

• Gebruikerslicenties worden aangeschaft
• De handleiding wordt geschreven of uitgebreid.
• Gebruikers worden getraind in de BI tools. Indien nodig worden ook competenties ontwikkeld en het gedrag gestimuleerd om samenwerken en samen sturen mogelijk te maken.
• Organisatie wordt per increment voorbereid op de nieuwe mogelijkheden, waar mogelijk aangepast. Nog nader uitwerken, nog afhankelijk van organisatieadvies (gebruikers, key-users, business analisten en datawarehouse specialisten) .
• Evaluatie en start volgende increment

Risico’s

BI trajecten kennen dikwijls een erg hoog risico op “falen”. Uit landelijk onderzoek blijkt dat slechts 20% van de organisaties aantoonbaar succes weet te boeken. Daarnaast blijkt dat organisaties in het algemeen de mogelijkheden van BI slecht benutten (35%). Goed presterende organisaties weten een percentage van 62% te realiseren.

Omdat het bedrijf al langere tijd ervaring heeft opgedaan met BI, mag verwacht worden dat de risico’s goed te managen zijn. Toch is het noodzakelijk om hier kort bij stil te staan:

• er wordt niet gedacht in structurele toepassingen (in het kader van het realiseren van een zo hoog benuttingspercentage is dat belangrijk), waardoor informatie gefragmenteerd en uiteindelijk niet gestructureerd wordt gedeeld. Dit kan ertoe leiden dat BI wordt “misbruikt” voor lijstjes, waarvoor het gewoon veel te duur is.
• er is weerstand tegen informatie op structurele wijze delen met afnemers en leveranciers. Zakenpartners kunnen natuurlijk niet eerder op de hoogte zijn van dingen dan de medewerkers. De organisatie zou onder te grote druk komen te staan. Daarnaast moet de informatie eerst gevalideerd worden voordat deze naar buiten kan. De werkelijke reden kan zijn dat men iets uit handen moet geven en vrees voor te grote transparantie.
• een belangrijke rol is weggelegd voor de key-users en business analisten, en de organisatie rondom hen, en de samenwerking met ICT. BI kan alleen goed werken voor managers, medewerkers en zakenpartners als de ondersteuning (nadere verdiepingsanalyses, uitleg, verhelpen van fouten) responsief is en adequaat.
• er wordt te weinig aandacht besteed aan performancetuning, het verbeteren van responstijden van queries en kubussen.