De vrijheidsgraden van een Product Owner BI

Wat is een Product Owner?

Binnen het Agile en Scrum gedachtegoed vertegenwoordigt de Product Owner, afgekort tot PO, van oudsher de belangen van alle stakeholders, of nog preciezer geformuleerd: het klantbelang. Deze persoon is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van de producten en diensten die het scrumteam oplevert. De product owner zorgt voor het bijhouden van de product backlog en het opstellen van de zogenoemde user stories.

Probleemstelling: disbalans tussen wensen en mogelijkheden

Product Owners die binnen een Business Intelligence omgeving opereren staan vrijwel altijd voor een schier onmogelijke opgave. Er bestaat een disbalans tussen de haast oneindige stroom aan wensen en ideeën en de beperkte, beschikbare middelen. Gebruikers willen lijsten, rapporten, ad hoc queries, dashboards, datamining, knoppentrainingen, enzovoorts. Maar Keulen en Aken zijn ook niet op één dag gebouwd. Het is niet gek dat de Product Owner Business Intelligence het gevoel heeft dat hij of zij vastloopt. Tel uit je winst.

Lees ook: de disharmonische ontwikkeling van BI

Waarom mensen steeds slimmer worden?

Door de inzichten die we als BI-professionals leveren, worden mensen bovendien slimmer en intelligenter. Het “probleem” van mensen die slimmer en intelligenter worden is dat ze boven de materie gaan staan, scherper observeren, meer kansen gaan zien, en meer vragen gaan stellen. Mensen leren en daar is helemaal niets mis mee, maar assertieve collega’s stellen de PO Business Intelligence wel voor de nodige hoofdbrekens en extra werkdruk.

Binnen het vakgebied van Business Intelligence neemt de backlog exponentieel toe, naarmate er increments opgeleverd worden. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de ontwikkeling van transactiesystemen, waar dit een veel vlakker verloop kent, of de backlog zelfs op enig moment weer kleiner wordt.

Figuur 1: De relatie tussen gedaan werk (definition of done) en resterende wensen (backlog)

Overspannen verwachtingen bij successen

Er wordt wel eens gezegd dat tevredenheid het verschil is tussen verwachting en resultaat. Wanneer je successen hebt geboekt, nemen de verwachtingen toe.

Tevredenheid is het verschil tussen verwachting en resultaat.

En wanneer de verwachtingen torenhoog worden en je niet meer kunt leveren, ontstaat er ontevredenheid. En zo word je slachtoffer van je eigen succes.

De weg naar duurzaam succes

Maar waaruit blijkt nu of een Business Intelligence implementatie of een BI tool echt succesvol is? Bestaat hiervoor een referentiekader en hoe kun je dat succes dan meten? Het antwoord op deze vragen is relatief eenvoudig te geven. Wanneer de organisatie als geheel intelligenter wordt, spreken we van een succesvolle implementatie. Een intelligente, datagedreven organisatie heeft een duidelijke visie, is sensitief, lerend en heeft adaptief vermogen. En inderdaad, ook het IQ van een organisatie kun je meten. Net als bij een individu. Passionned Group ontwikkelde hiervoor een speciale IQ-test voor organisaties waaraan verschillende wetenschappers en praktijkbeoefenaars hun medewerking verleenden.

Het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie' In een intelligente, datagedreven organisatie worden grote en kleine beslissingen met data ondersteund en gebruikt om de organisatie stapje voor stapje te verbeteren en op de juiste koers te houden. In dit complete Business Intelligence-handboek (al meer dan 25.000 exemplaren verkocht) komt het totale spectrum van het intelligenter (en datagedreven) maken van organisaties aan bod. Het geeft Product Owner's BI een perfect kader om organisatieverbetering structureel met data aan te pakken en door te voeren.Bestel het boek 'De intelligente, datagedreven organisatie'

Laat je inspireren door inzichten uit de wiskunde

Wat kun je doen om van je Business Intelligence systeem een succes te maken? Misschien begint het met een ander paradigma. We zien onze Business Intelligence implementatie vaak als een machine. Aan de ene kant gaat er iets in (ruwe data) en aan de andere kant komt er iets uit (informatie). Die informatie wordt gebruikt door mensen en dit leidt tot waarde voor de organisatie. Dit is een lineair proces.

Figuur 2: BI als een lineair proces

De grafentheorie, een onderdeel van de wiskunde, ziet de wereld om ons heen echter als een netwerk. Netwerken bestaan uit twee onderdelen. Namelijk knopen (nodes) en zijden (edges). We kiezen er voor om in de rest van het artikel de Engelse termen te gebruiken, aangezien deze gangbaarder zijn.

Figuur 3: Een eenvoudige graaf met nodes en edges.

Een mooie analogie is te vinden in het leger. Men spreekt daar van verbindingstroepen en niet van informatietroepen. Het zwaartepunt van de functie ligt niet zozeer bij het verzamelen of beheren van informatie (iets wat in een node gebeurt), maar in het realiseren van de edge, de verbinding. Daar zit de echte waarde vaak, zorgen dat de (juiste) informatie op de goede plek terecht komt.

Dit geldt ook voor de Business Intelligence implementatie. Niet alleen het aantal tabellen dat we innemen bepaalt het succes. Ook het aantal verbindingen dat we hebben weten te leggen met collega’s binnen het bedrijf telt. En natuurlijk is ook relevant hoe zij in staat zijn om de verworven inzichten te verwerken tot waarde voor de organisatie.

De 3 vrijheidsgraden van een Product Owner BI

Als we onze Business Intelligence implementatie zien als een netwerk, hebben we drie vrijheidsgraden, want er zijn drie plekken waar we verbeteringen kunnen aanbrengen:

1. Het verbeteren van een node. We verhogen de informatieverwerkende kwaliteit van het Business Intelligence systeem, óf van de persoon die de informatie gebruikt.
2. Het verbeteren van edges. We zorgen dat er meer informatie kan stromen, of dat dit sneller of frequenter gebeurt.
3. Investeren in nieuwe edges. We proberen meer mensen te bereiken met de informatie die we al voortbrengen.

Dit lijkt nu wellicht nog abstract, maar we kunnen het concreter uitwerken in een aantal scenario’s.

Scenario 1: verhoog datavaardigheid van een collega (verbeter een node)

In onderstaand scenario worden story points geïnvesteerd in de datavaardigheid van een collega, in plaats van in het datawarehouse. We leggen onze prioriteit dus ergens anders in het BI-netwerk.

Figuur 4: Verhoog de datavaardigheid van een collega

Scenario 2: maak bestaand rapport extra bruikbaar (verbeter een edge)

In onderstaand scenario proberen we de informatievoorziening naar de collega te verhogen, door een bestaand rapport extra bruikbaar te maken. Dit vergt een minimale inspanning in story points, maar kan veel waarde opleveren. Randvoorwaarde is wel dat de informatieverwerkende capaciteit van deze collega op orde is.

Figuur 5: Maak bestaand rapport extra bruikbaar (verbeter een edge)

Scenario 3: sluit andere collega’s aan op self-service BI (vergroot netwerk)

In onderstaand scenario wordt een nieuwe verbinding aangelegd. Wellicht wordt het daarmee ook mogelijk om de bestaande Excel-edge tussen collega 1 en collega 3 op te heffen en te vervangen door een overleg-edge.

Figuur 6: Sluit andere collega’s aan op self-service BI (vergroot het netwerk)

Hierboven worden dus drie scenario’s beschreven hoe je met een minimale technische inspanning de waarde van de Business Intelligence implementatie kunt vergroten. Natuurlijk zijn er in de praktijk allerlei variaties op de drie scenario’s te vinden, je kunt eindeloos aan de slag om data analytics te verbeteren.

De Product Owner als waardemaximalisator voor BI

De rol van Product Owner bestaat zoals gezegd uit het maximaliseren van de waarde van het product. Als we ons ‘product’ definiëren als ‘een intelligente, datagedreven organisatie’ in plaats van ‘een technisch BI systeem’, dan krijgen we opeens veel meer vrijheidsgraden.

We kunnen er voor kiezen om onze inspanningen te richten op het verbeteren van edges en nodes die misschien niet direct met techniek te maken hebben. Denk aan het leggen van connecties tussen gebruikers om ze ervaringen uit te laten wisselen. Denk aan het verstrekken van bestaande rapporten aan nieuwe doelgroepen.

Deze ingrepen kunnen relatief weinig inspanning vragen, maar juist veel waarde toevoegen. En dan pakt de Product Owner zijn rol.

Conclusie: vrijheidsgraden laten Product Owner BI excelleren

De rol van de Product Owner Business Intelligence is minder hachelijk dan in eerste instantie wordt verondersteld. Door een paradigmaverschuiving en het denken in netwerken worden de vrijheidsgraden opgerekt en ontstaan drie verschillende scenario’s waarmee de PO Business Intelligence kan excelleren en zijn of haar rol als waardemaximalisator kan waarmaken.